Связаться с Линией Консультаций

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Связаться с Линией Консультаций». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

В первую очередь, первичные документы должны содержать правильно указанные обязательные реквизиты. По мнению Минфина, налогоплательщик может учесть расходы по первичке, если она содержит только несущественные ошибки.

Первичные документы бухгалтерского учёта: перечень

Можно указать лишь примерный список ПБД, так как он законодательно нигде не определён. Его можно устанавливать и изменять по своему усмотрению. Наиболее распространёнными первичными документами считаются:

• счёт на оплату;
• платёжное поручение;
• товарная, транспортная, товарно-транспортная накладная;
• универсальный передаточный документ (УПД);
• кассовый, товарный чек;
• бланк строгой отчётности (БСО);
• акт выполненных работ;
• расчётно-платёжная ведомость;
• акты приёма-передачи, списания ОС;
• приходные и расходные кассовые ордера;
• авансовый отчёт;
• бухгалтерская справка.

Некоторые специалисты относят договоры и счёт-фактуры к первичным документам. Но это не совсем правильно:

• договор не указывает на факт хозяйственной операции, а фиксирует только намерения;
• счёт-фактура применяется в налоговом учёте для отражения НДС к уплате или к зачёту. К тому же выписывается с отсрочкой в 5 дней. Вместо счёта-фактуры можно использовать УПД, который считается полноценным первичным документом.

Закрепите первичные документы в учетной политике и оформите право подписи

Все бланки, которые применяют в организации, нужно включить в учетную политику.

Если компания работает только с унифицированными бланками и не разрабатывает свои, необходимо прописать это в политике и приложить список форм документов.

Если формы меняются «под себя», разрабатываются свои бланки, – каждую форму надо прописать в политике и приложить сам бланк. Как вариант – утвердить бланки приказом руководителя, а в учетной политике указать номер приказа.

Отнеситесь к этому серьезно, а не как к ненужной формальности. Если в организацию придет налоговая проверка, инспекторы посмотрят, что написано в учетной политике, и что есть на самом деле. Если найдут несоответствие, – будут проблемы.

Закрепите право подписи первичных документов приказом или доверенностью.

Вопрос 3: Какие формы первичных документов используются?

Согласно закону о бухучете, формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы первичных учетных документов для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации.

Законодательство тем самым дает право хозяйствующим субъектам выбирать формы первичных учетных документов, то есть использовать как унифицированные, так и самостоятельно разработанные формы первичных документов. К собственной первичке выдвигаются два ключевых требования: она должна содержать все обязательные (перечисленные в предыдущей главе этой статьи) реквизиты, а также быть прописана в учетной политике предприятия.

Нередко компании за основу берут унифицированные документы и дорабатывают их под свои потребности, добавляя необходимые пункты, графы, строки. Применение комбинированной формы первичного документа также является допустимым.

Важно помнить, что каждый новый разработанный первичный документ необходимо отражать в учетной политике предприятия. Там же необходимо прописать и «самодельные» учетные документы ваших контрагентов, которые принимаются к учету.

Большинство форм первичных документов могут быть самостоятельно разработанными или доработанными, однако кассовые операции следует оформлять лишь по утвержденным формам документов, например такими формами являются приходные или расходные кассовые ордера.

Существует перечень документов, которые оформляются для любого вида сделки.

Трудности перевода «первички»

По общему правилу, документы должны составляться на русском языке. Если это не так, нужно делать построчный перевод первичного документа. Однако это требование не относится к фирменному наименованию товара. Ведь если перевести его на русский язык, тем самым можно нарушить права лицензионного правообладателя.

Так что перевод иностранный «первички» на русский язык порой может быть неуместен. Однако при этом следует выполнить такое условие: из документов, сопровождающих сделку в совокупности, должно следовать, что расходы были понесены.

Обоснование:

• письмо Минфина РФ от 18.05.2017 № 03-01-15/30422;
• постановление Семнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14.08.2006 № 17АП-7/06АК.

Автотранспортные расходы следует подтверждать транспортной накладной

Если налогоплательщик хочет списать расходы на перевозку грузов, они должны быть подтверждены исключительно транспортной накладной из постановления Правительства № 272 от 15 апреля 2011 года. В данном случае нельзя составлять документ в свободной форме, как то разрешает закон о бухучете. Это связано с тем, что положение пункта 2 статьи 785 Гражданского кодекса прямо гласит: перевозка груза подтверждается транспортной накладной.

Обратите внимание! Если речь идет о доставке собственными силами, то транспортная накладная в этом случае не нужна. Расходы можно будет учесть по товарной накладной ТОРГ-12, выставленные продавцом, а также путевому листу.

Обоснование:

• письмо Минфина РФ от 21.12.2017 № 03-03-06/1/85703;
• письмо Минфина РФ от 16.06.2011 № 03-03-06/1/354.

В процессе хозяйственной деятельности любой компании, начиная со дня принятия решения о ее создании, возникает множество различных документов, самого разного назначения. Не успели Вы получить свидетельство о регистрации и открыть счет в банке, как уже у Вас на руках оказалась куча различных бумажек. А ведь это только начало – с этого момента их количество будет только увеличиваться.

В первой части статьи мы рассмотрим основные виды документов (по их назначению), правила учета и сроки хранения, а также ответственность, предусмотренную текущим законодательством РФ за их нарушение. Во второй – дадим практические советы, как организовать документооборот, а также обеспечить сохранность документов на предприятии.

Обязательные реквизиты первичного документа

Основной бухгалтерский закон предъявляет четкие требования к оформлению любого первичного документа, составляемого субъектами предпринимательства.

В обязательном порядке первичный документ должен содержать:

• непосредственно название документа;
• дата, когда документ был составлен;
• название субъекта хозяйствования, от имени которого совершается операция;
• суть хозяйственной операции;
• натуральные (с указанием единицы измерения) и/или денежные измерители хозяйственной операции;
• указание должности лиц, совершивших хозяйственную операцию, ответственных за ее правильность и за верное оформление документов;
• подписи таких лиц с указанием их фамилий и другой личной информации, которая поможет их идентифицировать.

Понятие бухгалтерских документов и их виды

Бухгалтерский документ представляет собой письменное свидетельство, подтверждающее законность и реальность совершаемых хозяйственных операций. Они являются средством юридического оформления. Понятие документа представлено основой построения всей системы бухучета.

Документ — объект анализа в процессе документальной ревизии, аудиторской проверки и судебной экспертизе в области бухгалтерского дела.

Информация, отраженная на бумажных или электронных носителях, обладает одинаковой юридической силой.

Бухгалтерский документ, во-первых, отражает факт совершения хозяйственных операций, во-вторых является основой отражения операций по счетам и средством предупреждения хищений ТМЦ (товарно-материальных ценностей).

Классификация предполагает виды бухгалтерских документов в соответствии со степенью обобщения учетной информации.

Первичные учетные документы (ст. 9 Закона № 402-ФЗ):

• накладная (отпуск на сторону, внутреннее движение ТМЦ);
• акт (приемки, передачи, списания, замены и пр.);
• требование (по отпуску материалов, платежные требования);
• ордер (ПКО, РКО);
• поручения (платежное поручение, сводно-платежное);
• счет (счет-фактура, лицевые счета и пр.);
• отчет (авансовые и пр.).

Первичный учетный документы предназначен для последовательной фиксации фактов совершения хозяйственных операций, что способно обеспечить для экономического субъекта сплошной учет всех объектов посредством записи в документе, а также контроль сохранности собственности.

Весь перечень фактов работы предприятия необходимо оформлять посредством первичных учетных документов (ч. 1 ст. 9 ФЗ № 402). По этой причине весь бухучет сотрудники должны вести при использовании первичных документов. Хозяйственная жизнь включает сделку, событие, операцию, оказывающую или способную оказать воздействие на положение предприятий в сфере финансов, отражающую финансовый результат их деятельности и движение денежных средств. В соответствии с этим документальная основа работы бухгалтерии представлена первичными учетными документами.

В соответствии с ч. 5 ст. 9 ФЗ № 402 первичный учетный документ может составляться как на бумажном носителе, так и в форме электронного документа, который должен обладать электронной подписью. Электронный документ представляет собой документ, в котором информация представлена в электронной цифровой форме (ст. 3 ФЗ от 10.01.02 года № 1 «Об электронной цифровой подписи»).

Регистры бухгалтерского учета и документация бухгалтерской отчетности

В соответствии со ст. 10 ФЗ № 402 регистры бухгалтерского учета используются с целью регистрации, систематизации и накопления сведений, которые содержатся в принятых к учету первичных документах. Они предназначены для того, чтобы отражать информацию на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности.

Регистры бухгалтерского учета ведут с помощью специальных книг (журналов), ведомостей, на отдельных листах и карточках, в виде машинограммы, полученной посредством вычислительной техники. Также они могут быть записаны на магнитной ленте, диске, дискете и прочих машинных носителях.

Не допустимо при регистрации пропускать и изымать объекты бухгалтерского учета, включенные в регистры бухгалтерского учета (ч. 2 ст. 10 ФЗ № 402).

Форма счетоводства или бухгалтерского учета характеризуется порядком сочетания учетных регистров, их внешним видом, последовательностью записей в них, использованием счетной техники, построением документации и схемой документооборота. В соответствии с ч. 6 ст. 10 ФЗ № 402 формы регистров бухучета подлежат утверждению руководителем предприятия или учреждения. Это осуществляется по представлению должностных лиц, на которых возлагается ведение бухгалтерского учета. Бюджетное законодательство Российской Федерации устанавливает и регулирует формы регистров для предприятий и учреждений государственного сектора.

Документы бухгалтерской (финансовой) отчетности (ст. 13 Закона № 402-ФЗ) – это единая система документальной отчетности на основе данных бухгалтерии в соответствии с установленными формами (на базе документов 2 указанных разновидностей).

Бухгалтерская финансовая отчетность включает сведения и показатели финансового положения предприятия на отчетную дату, информацию о финансовом результате его работы и движении денежных средств за отчетный период. Вся информация систематизируется и должна соответствовать законодательству о бухгалтерском учете.

Бухгалтерская отчетность в качестве системы показателей может разделяться на группы по определенным составам отчетности для разных предприятий, включая организации и учреждения государственного сектора, некоммерческие организации, ЦБ РФ. С ее помощью характеризуется финансово-хозяйственная деятельность любого экономического субъекта за отчетный период.

Если принять во внимание ФЗ от 27.07.10 года № 208 «О консолидированной финансовой отчетности», то вместе с формированием бухгалтерской отчетности предприятия, необходимо составление и консолидированной отчетности.

Бухгалтерскую отчетность можно считать составленной после момента подписания ее экземпляра на бумажном носителе директором или руководителем предприятия. Сроки предоставления такой отчетности не должны составлять более трех месяцев после окончания отчетного года.

По отношению к бухгалтерской (финансовой) отчетности нельзя установить режим коммерческой тайны. Это прописано в ч. 11 ст. 13 Федерального Закона № 402 и обусловлено тем, что она не обладает коммерческой ценностью и при этом может быть известна третьим лицам после ее опубликования. Вместе с этим в зависимости от указанных положений законодательства о бухучете экономический субъект не предпринимает мер по охране ее конфиденциальности.

Зачем знать перечень бухгалтерских документов

Первичная документация — это совокупность источников данных, обязательных для использования на любом предприятии, которое ведет бухучет. И в соответствии с п. 4 ст. 9 закона 402-ФЗ руководитель хозяйствующего субъекта обязан утвердить у себя на предприятии те формы первички, которые на нем используются, — будь то унифицированные или самостоятельно разработанные формы. Такое утверждение производится посредством издания отдельного приказа либо посредством включения положений о применении первички в учетную политику организации.

В локальном нормативе на введение форм первички перечисляется перечень первичных бухгалтерских документов. Его необходимо составить так, чтобы он содержал позиции, полностью соответствующие специфике производственной модели компании. Любой хозяйственной операции на предприятии должна соответствовать утвержденная форма первички.

Понять, какие формы документации нужны для предприятия, поможет классификация первички: проанализировав каждую категорию документов, ответственное лицо определит, какие из документов могут быть актуальны для предприятия.

Уровень документирования фактов

По уровню документирования фактов первичка может быть:

1. Событийной.

В такой первичке отражаются отдельные события хозяйственной жизни:

• прием или передача тех или иных материальных активов (подтверждается актом);
• прием или выдача денежных средств (подтверждается РКО, ПКО, кассовым чеком);
• выполнение обязательств перед контрагентом по договору (подтверждается счетом на оплату).

2. Аналитической.

Это может быть первичка, которая:

• обобщает данные по разным типам ранее использованной событийной первички;
• составляется на основании ранее выданной событийной первичной документации.

Типичный пример аналитической документации — Кассовая книга. Сведения в ней заполняются на основе данных, отраженных в РКО и ПКО.

Краткие выводы урока 5

1. Бухгалтер вправе внести бухгалтерскую запись только на основании первичного документа.
2. Оформлять документацию нужно правильно по типовой или свободной форме с обязательным набором реквизитов.
3. Подписывать документы может руководитель, а также ограниченный круг лиц, назначенные приказом.
4. Каждый документ проверяется на наличие ошибок, регистрируется в журнале, подшивается в папку и хранится до истечения срока хранения.
5. Минимальный срок хранения для большинства бухгалтерских первичных документов — 5 лет.
6. Хранить документацию можно в офисе в помещении с правильными условиями или в архивной компании.
7. Бумаги с истекшими сроками хранения нужно уничтожать, для чего назначается экспертная комиссия.

Порядок оформления сделки

Все сделки условно разделяются на три этапа и на каждый этап оформляется первичная документация:

1. Переговоры (стороны договариваются об условиях сделки). В результате оформляются:
   1. договор;
   2. счёт на оплату.
2. Оплата по сделке. Выписывается документ, подтверждающий оплату:
   1. выписка с расчётного счёта (если оплата производилась по безналу);
   2. кассовый чек, квитанция, бланк строгой отчётности (если оплачивали наличными деньгами).
3. Получение товара/услуги или приём выполненной работы (оформляется документ, который подтверждает выполнение условий договора):
   1. товарная накладная – для товара;
   2. товарный чек – выписывается вместе с кассовым чеком;
   3. акт выполненных работ или оказанных услуг.

Компании и ИП, которые состоят на общей системе налогообложения, обязаны выписывать своим покупателям (клиентам) счета-фактуры.

Проплачивая стоимость товаров (услуг), покупатель может принять к вычету НДС, который выставил продавец (ст. 169 НК РФ). Унифицированная форма счёта-фактуры принята постановлением Правительства №1137 от 16. 12. 11г.

Счёт-фактура – это первичная документация, выписывается покупателю в течение 5 календарных дней после фактической отгрузки товара или предоставления услуг. По выписанному заранее счёту вычет НДС не производится.

В каких случаях продавцом выставляется счёт-фактура?

1. Работает на ОСНО.
2. Осуществляется экспортная операция (в независимости от налогового режима).
3. Компания или ИП (на ОСНО) продают товары и услуги по договору аренды;
4. Если покупатель вносит предоплату или аванс на счёт продавца.

Как оформляется первичная документация в бухгалтерии?

Необходимыми составляющими любого первичного документа являются:

• заголовок в соответствии с установленной унифицированной формой;
• дата подписания (составлена и распечатана бумага может быть в любое удобное время);
• полное официальное наименование организации или предприятия (можно добавить и сокращённое);
• описание и разъяснение эпизода движения средств, или факта хозяйственной деятельности;
• стоимость сделки в натуральном (с одной стороны) и денежном (с другой) выражении с непременным указанием единиц измерения;
• наименования в соответствии со внутренним распорядком предприятия или государственными стандартами должностей лиц, ответственных за заключение договора и совершение сделки;
• подписи с расшифровками представителей сторон сделки, участвовавших в заключении договора.

Как следует из пункта 5 всё той же статьи, первичная документация в бухгалтерии может в настоящее время оформляться как в бумажном, так и в электронном виде; в последнем случае она заверяется с помощью квалифицированных электронно-цифровых подписей сторон и передаётся контрагентам на любом подходящем для этого носителе или отправляется по электронной почте.

Большинство первичных документов выпускается на основе унифицированных бланков, не подлежащих модификации; к исключениям относятся договоры, акты приёма-передачи и ряд других бумаг, разработкой формы и структуры которых занимается непосредственно субъект хозяйственной деятельности.

Несколько советов по оформлению первичной документации:

1. Вносить записи в бланк от руки разрешается шариковыми и гелевыми ручками с пастой синего или чёрного цвета; для внесения же исправлений используются красные чернила. Для заполнения первичной документации в электронном виде допустимо применять любые электронно-вычислительные машины, подходящие с технологической точки зрения.
2. Каждый из входящих в перечень первички документов должен быть оформлен в свой срок. Заполнение и подписание бумаг задним числом при обоюдном согласии сторон вполне возможно, но ставить в известность об этом контролирующие органы крайне не рекомендуется.
3. Если процедура внесения данных в бланк подразумевает дублирование числовой информации (например, суммы платежа) письменной, ни той, ни другой составляющей пренебрегать нельзя, иначе документ может быть признан недействительным.
4. При оформлении документа первичной отчётности нельзя оставлять пустых полей. Если в них нечего вписать, следует применить прочерк, а лучше — универсальный знак, представляющий собой дважды перечёркнутую латинскую букву Z.

Похожие записи:

• Как увеличить накопительную часть пенсии
• Что будет с больничными листами после объединения фондов?
• Список документов, необходимых для продажи земельного участка в 2023 году