Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «X и Z-отчет — что такое, как выглядят и чем отличаются». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В современной интерпретации термин «Z-отчет» не существует. В ФЗ № 54 вместо него используется понятие «отчет о закрытии смены» (с гашением). Его снимают с ККТ в конце рабочего дня. Документ содержит сведения по всем операциям, которые выполнены за смену. Кассир обязан сформировать его не позже чем через 24 часа с момента проведения первого расчета. В противном случае ФН заблокируется и возобновит работу только после снятия отчета.
Помимо суточных и укрупненных данных, можно получать и документы по более узким показателям. Они мало чем отличаются от видов Z-отчетов, рассмотренных ранее, и включают:
- Основную бумагу по чекам и наличным денежным средствам. Она отражает количество чеков за смену и сумму наличности в кассовом ящике;
- По кассирам. Все данные выручки группируются по каждому отдельному кассиру;
- По отделам. Аналогично группировке по кассирам, информация отражает группировку основного документа по отделам продаж;
- По товарам. Используется для контроля товарных остатков и группировки данных по товарам;
- Проверка активности продаж. Производится аналитика продаж по времени с определением наиболее высокой активности покупателей.
Контроль каждые сутки
Что такое ЗЕТ-отчет по кассе, мы это уже немного уяснили. Но не пояснили, что его снятие каждые 24 часа — это очень важный аспект. Если работа протекает в нормальном режиме, то все понятно, никаких проблем. Но если деятельность была заморожена, и точка фактически не осуществила ни одной операции, все осложняется. Теоретически, комментарии налоговых органов сообщают о том, что в этом случае нет нужды проводить манипуляции. Всегда есть шанс получить резонные санкции. Также неясно то, что на период открытия почти всегда в кассе есть определенное количество финансовых средств. То есть, одна операция — считывание остатка на момент открытия, уже должна быть оформлена. Она уже совершена автоматически. Поэтому рекомендуется все же даже без активности проводить процедуру каждые 24 часа.
Что представляет собой зет-отчет
Z-отчет или отчет с гашением обязательно требуется снимать с кассы в конце каждой смены. Он включает в себя все совершенные операции и его нужно сформировать не позднее чем через сутки после начала работы. Такой отчет снимается даже если за смену не производились операции по кассе.
Готовый документ должен в обязательном порядке быть передан в ФНС, а в самом устройстве данные хранятся в течении 30 дней. Это позволяет сделать передачу даже если возникли перебои с интернетом. При этом, если налоговый орган не получил документ в течение месяца, фискальный накопитель будет заблокирован, и могут последовать штрафные санкции.
С 2017 года вся старая документация для ведения отчетности по кассовым операциям, такой как журнал кассира, не требуется к заполнению. Их вести теперь не обязательно, но необходимо ведение приходных и расходных ордеров. Также нужно вести кассовую книгу, которая может быть в следующих формах:
- электронной с предоставлением возможности получения бумажной копии;
- только на бумаге;
- только электронной.
Если отчетность ведется в бумажной форме, то все бланки необходимо пронумеровать и прошить. Согласно приказу федеральной налоговой службы, в Z-отчете должны содержаться следующие реквизиты:
- название юридического лица и ФИО руководителя;
- ИНН;
- ФИО и должность сотрудника, работающего с кассой;
- адрес регистрации предприятия;
- название и нумерация документа;
- общая сумма всех операций;
- число чеков;
- номер устройства;
- идентификатор ФН;
- время и номер смены.
Почему чек коррекции не указывается в отчете
Если была допущена ошибка при проведении расчётов на кассовом аппарате, делается чек коррекции. Основными причинами для его вывода служат:
- указание неверной суммы при осуществлении операции;
- расчеты без использования кассовой техники;
- сбой оборудования при проведении операции.
Формировать чек коррекции можно в любой день после обнаружения ошибки. Если нарушение было замечено сразу, то чек должен выйти до закрытия смены и снятия z-отчета.
Для формирования чека коррекции нужно:
- запустить настройки;
- зайти в пункт кассового обслуживания, а потом в дополнительные настройки;
- выбрать выполнение чека коррекции;
- ввести тип оплаты и сумму;
- выбрать вид коррекции и указать причину.
Контроль каждые сутки
Что такое ЗЕТ-отчет по кассе, мы это уже немного уяснили. Но не пояснили, что его снятие каждые 24 часа — это очень важный аспект. Если работа протекает в нормальном режиме, то все понятно, никаких проблем. Но если деятельность была заморожена, и точка фактически не осуществила ни одной операции, все осложняется. Теоретически, комментарии налоговых органов сообщают о том, что в этом случае нет нужды проводить манипуляции. Всегда есть шанс получить резонные санкции. Также неясно то, что на период открытия почти всегда в кассе есть определенное количество финансовых средств. То есть, одна операция — считывание остатка на момент открытия, уже должна быть оформлена. Она уже совершена автоматически. Поэтому рекомендуется все же даже без активности проводить процедуру каждые 24 часа.
Сняли Z-отчет, что дальше?
Пропечатанный чек с итоговым отчетом нужно подколоть или подклеить к «Справке-отчету кассира-операциониста». В кассовый журнал отдельной строкой заносится информация по «зетке»:
Вместе с оприходованной выручкой кассовый журнал в конце смены (рабочего дня) сдается старшему кассиру, в бухгалтерию или лично руководителю (в зависимости от того, как это заведено внутренним порядком организации).
Хранить снятые Z-отчеты, как и использованные ЭКЛЗ, нужно не менее 5 лет, ответственность за сроки и сохранность несет руководитель.
ВАЖНО! Берегите эти документы, не теряйте и не выбрасывайте снятые Z-отчеты, даже если они были проведены мастером при наладке кассового аппарата, содержат нулевые показатели или сняты в качестве пробы. Абсолютно все отчеты с гашением в обязательном порядке фиксируются в журнале.
Сняли Z-отчет, что дальше?
Пропечатанный чек с итоговым отчетом нужно подколоть или подклеить к «Справке-отчету кассира-операциониста». В кассовый журнал отдельной строкой заносится информация по «зетке»:
Вместе с оприходованной выручкой кассовый журнал в конце смены (рабочего дня) сдается старшему кассиру, в бухгалтерию или лично руководителю (в зависимости от того, как это заведено внутренним порядком организации).
Хранить снятые Z-отчеты, как и использованные ЭКЛЗ, нужно не менее 5 лет, ответственность за сроки и сохранность несет руководитель.
ВАЖНО! Берегите эти документы, не теряйте и не выбрасывайте снятые Z-отчеты, даже если они были проведены мастером при наладке кассового аппарата, содержат нулевые показатели или сняты в качестве пробы. Абсолютно все отчеты с гашением в обязательном порядке фиксируются в журнале.
Забыли снять Z-отчет вовремя?
В конце смены «зетку» не сняли, а совершили это действие в начале следующего дня? Так бывает нередко, тем не менее, это нарушение, «поймав» на котором, налоговая не поскупится на штрафы. Причина окажется в том, что по документам выручка окажется несвоевременно оприходованной.
Не стоит уповать на то, что налоговая не будет сличать даты отчетов и оприходования денег в кассу. Вполне может случиться, что нарушение «выплывет» в результате обслуживания представителей юридического лица. Получив чек за товар или услугу, пробитый определенной датой, он может подать его в бухгалтерию своей организации для отчета по потраченным финансам. Вполне реальна встречная проверка, в результате которой выяснится, что полученные по предъявленному чеку деньги были оприходованы не в день получения, а позже.
Особая ситуация с предпринимателями на УСН, которые обязаны показывать выручку в КУДИР именно в той датой, когда она оказалась в кассе. Если чек на покупку или услугу выбит сегодня, а Z-отчет по нему собираются снять только завтра, то в КУДИР получится несоответствие: придется указать сегодняшний чек по еще не снятой «зетке», в соответствии с которой чеки будут уже вчерашними.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Единичные случаи несвоевременного снятия отчета с гашением могут пройти безнаказанными: ведь их причиной могут явиться и технические неполадки, это можно отразить в объяснительной записке. Важно не допускать, чтобы такие случаи стали постоянной практикой.
Какова роль зет-отчета в ККТ?
Зет-отчет (или отчет с гашением) — такое название имеет итоговый отчет по применявшимся ранее кассам, оснащенным ЭКЛЗ (электронной контрольной лентой защищенной). Предназначен он:
Z-отчет на кассах старого образца требовалось формировать не реже чем каждые 24 часа (в противном случае работа кассы блокировалась) и обязательно нужно было распечатывать.
О том, какие унифицированные формы могут быть использованы для формирования кассовой отчетности, читайте в материалах:
Если у вас есть доступ к «КонсультантПлюс», узнайте как организовать учет налички в небольшой фирме и какие кассовые документы оформлять в каждом конкретном случае. Если доступа к системе нет, получите пробный демо-доступ бесплатно.
Как снять З-отчет в конце дня
Существует определенный набор реквизитов, который должен в обязательном порядке отражаться в этом своеобразном чеке, снимаемым после конкретной смены. Такой перечень установлен законодательно, конкретика содержится в приказе налогового органа от 21 марта 2017 года.
Это название юридического лица, допустимо представить данные владельца в некоторых формах предприятий, адрес и ИНН, а также сведения о сотруднике, проводящем акт снятия документа с гашением. В самом чеке должен быть номер, количество операций, объем принятых финансовых средств, остаток на кассе при открытии и закрытии, реквизиты самого оборудования, количество учтенных скидок. Если имели место возвраты, они тоже оформляются. Также ставится полная дата, когда была проведена процедура.
Формирование автоматическое, вручную работник набирать никаких сведений не должен. Достаточно провести манипуляцию, заключающуюся в определенной последовательности нажатия клавиш/кнопок на модели оборудования. Какие именно – зависит уже от типа устройства и производителя. Присутствуют разные варианты. Рекомендуется ознакомиться с правилами пользования в прилагаемой инструкции.
Помните, что если снятие не было оформлено в течение суток, то это автоматический факт нарушения текущего законодательства. Он не останется без последствий в любом случае.
Применение чека коррекции
Чек коррекции создается кассиром в том случае, если расчеты были произведены без использования онлайн-кассы:
- Невозможность использования онлайн-ККТ в связи с поломкой
- Невозможность использования кассы в связи с отключением электроэнергии
- Возникновение излишков или недостачи в кассе по причине невнимательности кассира
В любой из этих ситуаций кассир должен будет сформировать чек коррекции. Отличия от обычного чека у чека коррекции довольно существенные:
- Во-первых, в чеке коррекции невозможно указать перечень товара, который был приобретен. Связано это с тем, что практически в каждой ситуации, при которой необходимо формирование данного фискального документа, возможности установить какие именно товары приобретались, нет. Как пример можно взять формирование подобного чека при обнаружении недостачи в конце рабочей смены.
- Во-вторых, стоит обратить внимание на такой реквизит, как признак расчета. При формировании фискального документа для коррекции данный реквизит может быть только двух видов:
- «приход» при обнаружении излишков
- «расход» при обнаружении недостачи
К чеку коррекции всегда должна прикладываться пояснительная записка с подробным описанием причины проведения корректировки. Пояснительная записка пригодится в случае налоговой проверки, т.к. сотрудники ФНС уделяют чекам коррекции особое внимание.
Чаще всего чеки коррекции путают с чеками возврата. Чек возврата формируется, когда кассиру необходимо исправить уже проведенную операцию. Например, когда кассовым работником ошибочно пробит лишний товар. В этом случае необходимо аннулировать операцию, сформировав новый фискальный документ с признаком расчета, в котором будет указан «возврат прихода». Также чек должен содержать сумму ошибочно оформленного чека. Дополнительно формируется новый чек, в котором указывается корректная сумма покупки.
Z-отчеты не отличаются разнообразием, но бывают нескольких видов:
- Основные. Главный документ, снимаемый в конце смены. Он очищает все регистры кассового аппарата, то есть обнуляет выручку за рабочий день и завершает смену. Он обязательно должен проводиться, иначе касса будет заблокирована;
- По отделам. Бумага показывает все то же самое, но конкретно по каждому отделу продаж. Отчет обнуляет счетчик накопления отделов. Не является обязательным для снятия каждый день;
- По кассирам. Определяет сумму денежных средств, пробитую тем или иным работником кассы. Снятие его означает, что накопления по кассирам обнулятся;
- По товарам. Выводит количество проданных товаров в случае, если в аппарате заложена база всех товаров.
Что это за отчетность
Она происходит ровно один раз каждые 24 часа. И это не рекомендательные требования, а строго принудительные. Если в течение суток не была проведена процедура снятия, то кассовый аппарат попросту заблокируется. Он не сможет функционировать.
Данная форма – это полноценная документация, знаменующая закрытие смены. Все полученные сведения бережно хранятся в бухгалтерии компании, ожидая своей участи. А конкретно, знакомства с ИФНС. После каждого периода гашения остается ровно 24 часа, когда у кассира есть возможность снова провести снятие. Если этого не случится – возможна не только блокировка техники, но и финансовые штрафы со стороны органов власти.
Этот документ представляет собой основной итоговый чек, который каждый кассир, сдающий смену, обязан выводить с кассового аппарата. Важно понимать, что он подводит итоги и всегда обнуляет все данные, поэтому после этой операции никакие кассовые действия (формирование, возвратов, аннулирования и т.п.) провести будет невозможно.
Поэтому если требуется провести замеры текущих показаний, то снимается так называемый x-отчет, который по сути ничем не отличается от z, однако он не приводит к обнулению. Таким образом, главное назначение его в следующем:
1. Это основной источник информации по смене, которую кассир всегда заносит в кассовую книгу. Соответственно, данные в кассовой книге и z-отчете всегда должны точно соответствовать друг другу, а сама распечатка всегда прикладывается к каждой записи (т.е. каждую смену).
- Все собранные данные после снятия итога фиксируются в так называемой фискальной памяти кассового аппарата. Они должны сохраняться там на протяжении не менее 30 календарных дней. Как правило, они сохраняются в течение 1,5-2 месяцев.
- Отражение всех торговых операций, которые были проведены за торговую смену: не только приходные (при покупке), но и расходные (возврат денежных средств), а также аннулирование (например, при ошибочном вводе отдельных позиций кассиром).
- Расчет всех итогов о выручке за смену, обоснование данных.
Скомпилируем ключевые нюансы, касающиеся это особой формы отчетности.
- Любая уже сформированная «зетка» имеет собственный номер. Соответственно, каждый пропуск будет заметен и легко выявляется на даже поверхностной проверке.
- Провести процедуру повторно невозможно. Ведь само оборудование тоже «запоминает» ее. И ее можно снять с памяти.
- Никто не запрещает снимать «зетку» более, чем требуется по закону. Хоть каждый час. Но стоит помнить, что все экземпляры должны быть отправлены в соответствующие инстанции, правильно оформлены и прикреплены.
- В случае если операций действительно не было, а рисковать не хочется, допускается снятие нулевого чека.
Зет-отчет по кассе: что это такое?
Z-отчет (с гашением) − это отчет, снимаемый с ККТ в конце смены и содержащий все операции, выполненные за рабочий день. Он формируется не позже, чем через 24 часа от начала работы на устройстве. Даже если за целый день кассир не пробил ни одного чека, его все равно снимают.
К документу предъявляется обязательное требование: все данные передаются в ФНС. В памяти устройства они хранятся 30 суток, поэтому при сбоях интернета информация передается автоматически, когда восстанавливается связь. Если налоговая служба не получает данные в течение месяца, ФН блокируется.
В письме Минфина № 03-01-15/3482 от 25.01.2017 г. поясняют, что первичные формы документации, используемые для контроля за торговыми операциями, утратили свою силу и теперь не обязательны к исполнению. В связи с применением онлайн-ККТ, необходимость в ведении журнала кассира отпала. Остаются обязательными для оформления приходный и расходный ордер. Ведется и кассовая книга (в соответствии с Постановлением Госкомстата РФ от 18 августа 1998 года, по ф. КО-4, можно здесь). Она существует в трех видах:
- электронный с возможностью распечатки файла;
- бумажный;
- только электронный на компьютере.
Бумажные бланки обязательно прошиваются и нумеруются.