Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Порядок документального оформления возврата бракованного товара поставщику». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Если вам дано задание по составлению акта о выявленных недостатках товара, а вы не имеете четкого понимания о том, как именно его сделать, прочитайте приведенную ниже информацию и ознакомьтесь с примером – по этому образцу вы без особых сложностей сформируете собственный бланк.
Выявление недостатков всегда происходит коллегиально. В этих целях руководитель организации издаёт соответствующий приказ о назначении специальной комиссии. В неё должно войти как минимум три человека, председатель выделяется отдельно. Кадровый состав определяет директор лично. При проведении процедуры должны также присутствовать представители поставщика и перевозчика.
В комиссию следует назначить сотрудников, обладающих необходимой теоретической подготовкой и практическими навыками. Не всегда для оценки достаточно лишь визуального осмотра. Порой речь идёт о недостатках в различном технически сложном оборудовании. Необходимо учесть, что компания имеет возможность привлечения к процедуре человека со стороны. Приглашённый эксперт, действуя в рамках договора оказания услуг, сможет выдать независимое объективное заключение. Председатель будет нести ответственность за итоговые выводы комиссии, отчитываться по факту проделанной работы перед руководством.
Очевидно, что при приемке товара могут возникнуть количественные расхождения и качественные несоответствия. Если ассортимент принимают только по количественному признаку, то проверяют сопроводительные документы — транспортную и товарную накладную, расчетную документацию. Если сверяют не только количественные, но и качественные показатели, ориентируются не только на сопроводительные документы, но и на условия договора поставки.
Выявленные расхождения актирует специальная комиссия, которую назначает руководитель. Участие поставщика в процедуре обязательно: продавец обязательно присылает своего представителя для фиксации несоответствий. В некоторых случаях привлекают независимых экспертов (если для приемки требуется экспертиза).
Инструкция, как составить акт несоответствия поставленного товара заказчику:
- Впишите название и адрес организации-покупателя, коды ОКПО и ОКДП, структурное подразделение.
- Укажите документ-основание и его реквизиты. Проставьте порядковый номер и дату составления актового документа.
- Отметьте место приемки поставленного, сопроводительные документы, сведения о вызове представителя продавца.
- Укажите названия и адреса грузоотправителя, производителя, поставщика и страховой компании.
- Сошлитесь на контракт: нужны его номер и дата. Еще понадобятся реквизиты счета-фактуры, коммерческого акта, ветеринарного свидетельства, железнодорожной накладной (при необходимости).
- Пропишите способ доставки, дату отправления и приемки.
- На второй и третьей страницах ТОРГ-2 напишите сведения о состоянии транспорта, упаковки и ассортимента, условия хранения. Отметьте дату вскрытия тары и выявленные расхождения. Укажите, как определили количество и другую необходимую информацию.
- Приведите заключение комиссии.
- Подпишите составленный документ у руководителя организации и всех членов комиссии, у главного бухгалтера и у представителя продавца.
- Обозначьте решение руководителя.
Актируют только те товарно-материальные ценности, по которым обнаружили несовпадения. Если несоответствий по товару из партии нет, включать его в документ не надо. А в конце следует написать «По остальным ТМЦ расхождений нет».
Если потребуется составление ТОРГ-12 на возврат, то его формируют в четырех экземплярах:
- для бухгалтерии;
- для предъявления претензии продавцу или транспортировщику;
- для представителей продавца и транспортной компании, каждому — по одному экземпляру.
Согласно условиям Федеральной антимонопольной службы просрочка начинает исчисляться со следующего дня, идущего за последним днем поставки.
Если товар соответствует требованиям контракта и это установлено проведенной экспертизой, то дни просрочки за даты получения экспертного заключения не учитываются. Ведь по закону так нарушаются права исполнителя.
Если поставленный товар действительно не соответствует техническим, химическим и физическим критериям, зафиксированным в контракте, а факт установлен проведенной экспертизой, то начинает идти просрочка.
До тех пор, пока исполнитель не исправит допущенные ошибки, не реализует условия контракта в полном объеме.
В какой момент нужно составлять Акт
Как известно, в договорах о поставке товара или иной продукции, всегда обговаривается его качество. Соответственно, обе стороны сделки стремятся к тому, чтобы выполнялись условия договора по данному вопросу, а фирма-поставщик уделяет этому особое внимание. Поставщик всегда заинтересован в поставке качественного товара.
Обычно на практике, за редким исключением, соблюдается требование по качеству. Но, нужно отметить, что случаи поставки некачественного товара имеют место быть. Бывают моменты, когда производитель по различным причинам может допустить какой-либо недостаток при изготовлении своей продукции, которая может остаться незамеченным. Такая партия может отправиться на адрес получателя. В подобном случае оформляется Акт о выявленных недостатках товара при приемке.
Такой же Акт применяется и внутри организации, когда товар с недостатком поступает от, предположим, производственного отдела в другое подразделение.
На что обратить внимание
Пока несоответствующий товар лежит у вас, до момента его возврата или замены, позаботьтесь обеспечить ему отдельное место для хранения на вашем складе, чтобы товар не смешался с другими позициями.
При всей кажущейся тривиальности этого совета, каждый раз внимательно изучайте договор поставки, особенно раздел «Разрешение споров». Может получиться так, что вы возьметесь писать акт несоответствия, когда это не нужно. А нужно — связаться с поставщиком по телефону, как прописано в договоре. Подобная ошибка сделает обращение в суд бесполезным и сильно усложнит ваши с поставщиком деловые взаимоотношения.
В наше время коммуникабельности будет неосмотрительно сразу не сообщить о выявленной проблеме вашему деловому партнеру. Вполне может быть, что вы договоритесь об альтернативном временном решении. К примеру, отправите ему фотографии пришедших товаров и, пока подписанный акт будет пробираться по почтовым станциям, успеете вовремя получить нужную партию.
Акт о некачественном товаре бланк
Важно!
При приемке было обнаружено, что у всей партии веников отсутствуют ручки, а сами метелки рассыпаются. Дата 01.03. 1767г. Подпись: Исполнительный директор Персова Ж.С. Необходимо составить и выслать акт (либо же доставить лично), если по каким-то причинам представитель поставщика не присутствует лично, в оговоренные сроки.
Поскольку если с этим затянуть, его могут опять же не рассмотреть.
Важно! К акту обязательно нужно приложить бумаги на товар, который нужно вернуть.
Это может быть накладная или же счет-фактура. Итак, зачем нужен, кем и как составляется акт на возврат некачественного товара?
Действующее законодательство тщательно регулирует порядок заключения договора поставки. Предметом подобного договора являются различные товары (в том числе и продукция производителя). Правоотношения, связанные с поставкой товаров, получили своё законодательное регулирование в §3 Главы 30 Гражданского кодекса РФ (статьи 506 – 524).
Итак, зачем нужен, кем и как составляется акт на возврат некачественного товара?
| Зачем нужен | Как составляется, форма | Кем составляется |
|---|---|---|
| Подтвердить факт брака | Свободная, установленной нет | Руководством организации |
| Подтвердить факт передачи | Рукописно заполняется бланк | Уполномоченными сотрудниками |
| Зафиксировать движение денег и товара | Набирается и распечатывается на компьютере | Сотрудниками, принявшими товар, чтобы передать на подпись и заверение коллегам, наделенным нужными полномочиями |
| Показать налоговой службе, что все движения средств легальны | Пишется от руки полностью (крайне нежелательно) | Покупателем, если это, например, заказ трех коробок надувных шариков сразу у производителя |
Особенности формирования акта, общие моменты
Если вам дано задание по составлению акта о выявленных недостатках товара, а вы не имеете четкого понимания о том, как именно его сделать, прочитайте приведенную ниже информацию и ознакомьтесь с примером – по этому образцу вы без особых сложностей сформируете собственный бланк.
Прежде чем начать детальное описание этого конкретного акта, дадим общие сведения, которые относятся ко всем таким бумагам.
- В силу того, что с 2013 года единые для всех формы первичных документов отменены, акты допускается делать в произвольном виде. Если же на предприятии имеется свой стандарт документа – лучше составлять акт по его типу.
- Акты можно формировать на обычном листе бумаги (лучше А4 формата) или на фирменном бланке (если таковое требование установлено руководством компании).
- Акт составляется в двух идентичных экземплярах,
- первый из которых отправляется предприятию-изготовителю/поставщику товара,
- второй остается у организации-заказчика/покупателя.
Оба экземпляра обязательно должны быть подписаны ответственными лицами.
- Проштамповывать документ надо только в том случае, если условие о применении штемпельных клише прописано в учетной политике компании, представитель которой составляет акт.
- При формировании акта следует быть очень внимательным, тщательно вписывая в него в него все найденные недостатки товара, все нюансы. Не надо забывать о том, что в случае, если дело дойдет до разбирательств в суде именно этот документ может стать юридически значимым и обрести доказательную силу для каждой из сторон.
Образец акта несоответствия товара
Акт несоответствия товара – документ, который составлен несколькими лицами и подтверждает факт несоответствия товара. При выявлении фактического несоответствия качеству или количеству товара, который указан в накладных и прочей сопроводительной документации, приемку товара приостанавливают и составляют акт несоответствия товара, после этого полученный товар размещают в хранилище или на складе.
При этом нужно обеспечить несмешивание товара с похожим из уже принятого и его сохранность.
Акт несоответствия товара составляют в необходимом числе экземпляров и заверяют подписями членов уполномоченной комиссии, котораяспециально создана для этих целей.
Акт о выявлении несоответствия комплектности и качества товара подписывают все лица, которые участвовали в его составлении. В акте указывают грузоотправителя и грузополучателя, описывают состояние оттисков и пломб, а также фургона, вагона или контейнера.
Акт состоит из нескольких частей. Шапка документа стандартна. В ней прописываются название компании, дата и место подписания акта, его полное наименование. С основной частью сложнее, т.к. в ней в относительно свободной форме должно быть изложено:
- Какие обязательства на себя взял подрядчик. Для подтверждения изложенных фактов приводятся дата заключенного договора, его номер, условия относительно сроков и оплаты.
- Какие недостатки выявлены. Если возможно, по пунктам и с цифровыми значениями.
- Как выявленные недостатки влияют на возможности использования объекта заказчиком. Какие он понесет убытки в связи с эксплуатацией объекта в существующем виде и возможна ли она в принципе.
Если договориться не удается
В случае если в договоре подряда не предусмотрены имеющиеся недостатки или если сторонам не удалось договориться о том, есть они или нет, то в дело вступает Гражданский кодекс. Согласно ему (а именно 5 пункту 720 статьи) стороны проводят экспертизу.
Кто будет оплачивать экспертизу, в большинстве случаев зависит от ее результата.
- Если недостатки выявлены, а тем более если они признаны существенными, то платит за экспертизу и подписывает все соответствующие документы подрядчик.
- Если же недостатков по результату экспертизы не выявлено, то оплачивает ее заказчик. Также в этом случае заказчик обязан оплатить всю причитающуюся исполнителю стоимость выполненных работ.
На каком этапе пишется
Акт о возврате товара делается непосредственно при его приеме, в присутствии представителей компании-поставщика и предприятия-приобретателя.
Эта процедура всегда включает в себя осмотр товара (полностью или выборочно), соответственно при выявлении браки или порчи, вместо документов, свидетельствующих о приемке товарно-материальных ценностей, формируется акт об обнаруженных дефектах и акт о возврате.
Иногда этот акт формируется позже: когда продукция уже поступила в эксплуатацию, но в этом случае на нее должна действовать гарантия поставщика и срок использования не должен превышать установленный отдельно в каждом конкретном случае максимальный период.
Читать дальше: Взыскании исполнительского сбора с солидарных должников
Образец акта возврата некачественного товара
Акт возврата некачественного товара – документ, который составлен несколькими лицами и подтверждает факт возврата некачественного товара. Если поставляется товар ненадлежащего качества, идет речь о нарушении поставщиком договора, заключенного с заказчиком, о поставке определенной категории, марки, типа и уровня качества товаров. На основе проверки, которая подтверждает низкое качество товара, отправляется поставщику копия акта о проверке, претензия предъявляется и акт возврата некачественного товара оформляется. В таком случае договор можно расторгнуть в судебном или добровольном порядке.
Акт возврата некачественного товара, который подкреплен данными экспертизы, является документальным доказательством претензий заказчика к поставщику.
Товар можно возвратить по причине низкого качества (несоответствия указанным в договоре поставки требованиям) или по взаимному согласию покупателя и продавца (в таком случае товар может быть и качественным).
Особенности формирования акта, общие моменты
Если вам дано задание по составлению акта о выявленных недостатках товара, а вы не имеете четкого понимания о том, как именно его сделать, прочитайте приведенную ниже информацию и ознакомьтесь с примером – по этому образцу вы без особых сложностей сформируете собственный бланк.
Прежде чем начать детальное описание этого конкретного акта, дадим общие сведения, которые относятся ко всем таким бумагам.
- В силу того, что с 2013 года единые для всех формы первичных документов отменены, акты допускается делать в произвольном виде. Если же на предприятии имеется свой стандарт документа – лучше составлять акт по его типу.
- Акты можно формировать на обычном листе бумаги (лучше А4 формата) или на фирменном бланке (если таковое требование установлено руководством компании).
- Акт составляется в двух идентичных экземплярах,
- первый из которых отправляется предприятию-изготовителю/поставщику товара,
- второй остается у организации-заказчика/покупателя.
Оба экземпляра обязательно должны быть подписаны ответственными лицами.
Особенности формирования акта, общие моменты
Если вам дано задание по составлению акта о выявленных недостатках товара, а вы не имеете четкого понимания о том, как именно его сделать, прочитайте приведенную ниже информацию и ознакомьтесь с примером – по этому образцу вы без особых сложностей сформируете собственный бланк.
Прежде чем начать детальное описание этого конкретного акта, дадим общие сведения, которые относятся ко всем таким бумагам.
- В силу того, что с 2013 года единые для всех формы первичных документов отменены, акты допускается делать в произвольном виде. Если же на предприятии имеется свой стандарт документа – лучше составлять акт по его типу.
- Акты можно формировать на обычном листе бумаги (лучше А4 формата) или на фирменном бланке (если таковое требование установлено руководством компании).
- Акт составляется в двух идентичных экземплярах,
- первый из которых отправляется предприятию-изготовителю/поставщику товара,
- второй остается у организации-заказчика/покупателя.
Оба экземпляра обязательно должны быть подписаны ответственными лицами.