Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Нужна ли трудовая книжка при расчёте пенсии?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Вы удивитесь, но даже владея трудовой книжкой, доказать свое право на выплату страховой пенсии не так-то просто. Даже в том случае, если этот документ вы купили много лет назад, и в течение всей рабочей жизни бережно следили за его состоянием и обязательным внесением внутрь сведений, могут произойти различные заминки.
Выбор – за работником
Задача трудовой книжки – подтвердить стаж, который учитывается при назначении пенсии. Логично, что оформлять ЭТК государство поручило Пенсионному фонду России, ведущему учёт данных о стаже и заработках граждан. У молодых людей, которые впервые начали работать в этом году, бумажных книжек не будет, им сразу оформят электронные. А для тех, у кого уже есть трудовая, выбор электронной версии стал возможностью, но не обязанностью. Работник, пожелавший продолжить ведение трудовой книжки в бумажном виде, может в дальнейшем в любое время подать работодателю заявление о переходе на ЭТК. При этом ничто не угрожает трудовым и пенсионным правам тех людей, которые остались верны бумаге или вообще никак не выразили своё мнение. Работодатели по-прежнему обязаны делать записи в их старые книжки. Но ту же самую информацию они направляют в ПФР, где она дублируется в электронном виде.
Те же, кто уже предпочёл ЭТК, получают свою старую книжку на руки, чтобы в дальнейшем хранить её дома. Вернуться к бумажному формату трудовой, перейдя на электронный, уже нельзя.
Государственным служащим, занятым на федеральном или муниципальном уровнях, может выплачиваться дополнительная пенсия не только по старости, но и за выслугу лет. Эта пенсия назначается при достижении сотрудником пенсионного возраста и при условии наличия минимального необходимого стажа работы в государственных органах. С 2017 года был установлен особый порядок оформления пенсионного пособия по возрасту для государственных и муниципальных служащих (см. Федеральный закон «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части увеличения пенсионного возраста отдельным категориям граждан» от 23.05.2016 № 143-ФЗ). Увеличение пенсионного возраста государственных работников происходит ежегодно с 2017 г. с шагом в 6 месяцев (с 2022 года — по году в год) как для мужчин (до 65 лет), так и для женщин (до 63 лет). В 2020 году минимальный пенсионный возраст госслужащего составляет 61,5 лет — для мужчин и 56,5 лет — для женщин. По законодательству, если госслужащие имеют страховой стаж не менее 42 (мужчины) и 37 (женщины) лет, то страховая государственная пенсия может быть оформлена досрочно, но не ранее чем работники достигнут возраста в 60 и 55 лет (соответственно мужчины и женщины). Если же работать в силу возраста или других причин станет тяжело, можно уволиться и оформить пенсию по старости как обычный гражданин.
На что стоит обратить внимание
Работодателям рекомендуем обратить внимание на следующие моменты:
- специалист от работодателя может оказать работнику помощь в оформлении пенсии, но не обязан оформлять пенсию за работника;
- работники могут затребовать от работодателя подтверждающие справки о стаже. Они нужны, если запись в трудовой книжке не была заверена подписью или печатью или в случае, когда сотрудники ПФР обнаружили ошибки или неточности. Также эти справки необходимы при оформлении досрочной пенсии;
- наступление пенсионного возраста сотрудника не означает его увольнение. Человек может выбирать: получать пособие и продолжать работать или уйти на заслуженный отдых. Нужно знать, что если человек обращается за назначением страховой пенсии впервые уже после срока возникновения права.на нее, то сумма выплаты будет увеличиваться с каждым годом за счет премиальных коэффициентов;
- если пожилой сотрудник, которому была оформлена пенсия, изъявил желание уволиться, наниматель должен расторгнуть трудовой контракт в срок, указанный в заявлении на увольнение (ч. 3 ст. 80 ТК РФ). В этом случае трудящийся не обязан сообщать нанимателю о намерении прекратить трудовые отношения не менее чем за две недели до увольнения.
Услуги по восстановлении
Документ может стать непригодным по разным причинам. Трудовая имела возможность стать обгоревшей при пожаре, разорваться и прочее.
Тогда гражданин имеет право требовать предоставление ему дубликата. Организация должна предоставить гражданину после его заявления в течение 15 дней иную трудовую либо вкладыш с надписью «Дубликат» в верхнем правом углу 1-ой странички. Кадровик должен все записи, из старой книжки, восстановить, если им нужна расшифровка. Записи, которые нельзя прочитать, надо засвидетельствовать сведениями из документов.
Когда фирма, в которой гражданин трудоустроен, прекратила существование, он может запросить ее архив о возобновлении стажа.
Надо прийти в ПФ, где собираются данные о стаже работы по результатам перечисленных ими взносов.
При утере новой трудовой (1-3 месяца) гораздо легче сделать новую, чем ждать 2 недели, пока ее восстановят.
Гражданин имеет возможность через ПФ восстановить трудовую и без помощи других, но тогда ему придется затратить много времени.
Если ответственность за утерю документа несет наниматель, то гражданину надо заявление написать ему о возобновлении трудовой.
Когда в потере трудовой виноват гражданин, то ему следует сделать следующее:
- Приготовить пакет необходимых бумаг – удостоверяющего личность документ и СНИЛС (и копию трудовой, если она есть).
- В филиале ПФР там, где он проживает, приготовить о потере трудовой заявление и прибавить к нему бумаги.
- В ходе разговора с работником ПФР постараться рассказать ему о местах своей работы.
- Обратиться с заявлением надо в филиал ПФР, который находится там, где гражданин прописан, иначе ему могут отказать.
Пошлина за восстановление трудовой никак не взимается. Это по времени займет от десяти до пятнадцати рабочих дней.
Как восстановить документ
Каждый должен знать, что делать, если утеряна трудовая книжка. Для начала необходимо выяснить, кто виновник того, что документ пропал или был поврежден. Если это произошло по вине работодателя, он обязан восстановить ТК. Обязанность владельца заключается в составлении заявления с просьбой выдать дубликат.
Наниматель со своей стороны обязан найти документы, подтверждающие трудовую деятельность лица. Это могут быть приказы, трудовые договора и т. д. Если у работника было несколько мест работы, ему нужно обратиться ко всем бывшим руководителям с официальным запросом. Затем на основании полученных документов он вносит данные в трудовую книжку.
Если документ был утерян владельцем, то все заботы по восстановлению данных ложатся на его плечи. Ему также нужно обратиться ко всем своим нанимателям с просьбой о предоставлении соответствующих сведений. Но не все работодатели согласятся помочь. К тому же организация может быть ликвидирована, поэтому восстановить информацию будет невозможно.
Возможно ли обратиться за начислением без трудовой книжки?
Главными правовыми нормами, регулирующими процесс оформления пенсии являются ФЗ «О страховых пенсиях», ФЗ «О накопительной пенсии» и ФЗ «О государственном пенсионном обеспечении в РФ», Приказ Министерства Труда №884н от 17.11.2014 «Об утверждении Правил обращения за страховой пенсией».
Главные документы для начисления будущей пенсии – паспорт и трудовая книжка. О стаже свидетельствуют и другие документы о занятости, а также персонифицированный учёт, введенный в 1997 году Пенсионным Фондом.
Каждый гражданин имеет свой номер, отраженный в полученной «зелёной карточке» – СНИЛСе.
Такая система собирает и копит информацию об официальном наёмном труде человека, анализируя денежные поступления на его пенсионный счёт от работодателя. Информация о стаже там также сохраняется.
Новый российский трудовой кодекс сделал трудовую книжку главным гарантом сохранения накопленного стажа работника, поэтому гражданин обязан предоставить её в Пенсионный Фонд для назначения пенсионных выплат (какая должна быть запись в ТК?). Её отсутствие у будущего пенсионера является большой проблемой, так как трудовую приходится восстанавливать, что требует времени и усилий.
Сам ПФ в письме №25-19/14554 от 29.12.2005 объясняет, что трудовая книжка не является документом, который будет постоянно находится в его распоряжении, поэтому даже если лицо предпенсионного возраста официально трудится, то работодатель обязан вручить ему под расписку его трудовую (о том, нужна ли трудовая для оформления пенсии и в каком возрасте можно уйти на отдых, узнайте тут, а как получить ТК на руки написано здесь).
Справка. Таким образом, обратиться за начислением пенсии в её отсутствии на сегодняшний день невозможно.
Если документ отсутствует
Информация о стаже может быть подтверждена архивными справками, оригиналы трудовых договоров и другие документы.
Например, может использоваться справка о работе в компании в течение определённого периода, заверенная работодателем, образец которой можно найти в интернете.
Вырастет ли пенсия в 2021 году у работающих пенсионеров? Какова пенсия по уходу за ребенком-инвалидом? Узнайте здесь.
Также возможна ситуация, когда человек официально работал, платил налоги, но не заводил трудовую книжку.
В этом случае в ПФР представляются справки о перечислении средств в бюджет и внебюджетные фонды.
Если гражданин имеет достаточно стажа, то произойдёт оформление пенсии без трудовой книжки.
Как восстановить трудовую книжку?
Восстановление регламентируется Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (п.31-32) и Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 (п.7.1-7.2). Согласно Правилам и Инструкции гражданин, утративший данный документ, имеет право сделать его дубликат с внесенными в него записями о трудовой деятельности. Для этого застрахованному лицу придется обращаться ко всем бывшим работодателям для получения нужных сведений.
Согласно вышеназванным правовым нормам при потере данного документа, необходимо незамедлительно уведомить об этом последнего работодателя посредством заявления о пропаже. Работодатель обязан в течение 15 дней выдать сотруднику дубликат, который содержит информацию об общем стаже, о наградах и поощрениях, а также выговорах. Для подтверждения стажа при оформлении дубликата нужно предоставить оригиналы:
- приказа о зачислении сотрудника в штат;
- трудового договора;
- лицевых счетов либо ведомостей по заработной плате;
- справки от ПФР СЗВ-К и другие документы, подтверждающие трудовую деятельность.
Если предприятие, на котором раньше работал гражданин, ликвидировано, то для получения необходимых сведений нужно обратиться к его правопреемнику либо в архив. Запрос в архив составляется в свободной форме и должен содержать ФИО заявителя, обозначенный период трудовой деятельности, цель запроса информации и контактные данные заявителя. Пример архивной справки можно скачать по ссылке.
По каким правилам подтверждается страховой стаж
Когда придет время рассчитать страховой стаж, гражданину придется подтверждать стаж за периоды работы:
- до регистрации в системе обязательного страхования в ПФР;
- после страхования сотрудника по программе обязательного страхования.
Чтобы понять, каким по длительности будет страховой стаж трудящегося гражданина, нужно понимать, выполнение каких должностных обязанностей будет учтено в стаже. Учтены будут следующие периоды:
- трудовая деятельность, которая велась в пределах Российской Федерации сотрудниками, подлежащими обязательному социальному страхованию и совершающими страховые отчисления в Фонд социального страхования через своего работодателя;
- трудовая деятельность, осуществляемая гражданами России за границей, при условии, что она велась согласно условиям международных договоров РФ (или что работник самостоятельно выплачивал страховые взносы в Пенсионный Фонд).
В продолжительность страхового стажа включаются не только непосредственно периоды трудовой деятельности, но и некоторые иные промежутки времени, а именно время:
- пребывания на службе в армии (или на альтернативной службе);
- нахождения на больничном по причине заболевания или травмы, если при этом выплачивалась компенсация из бюджета ФСС;
- отпуска по уходу за ребенком в возрасте до 1,5 лет (для многодетной матери – не более 6 лет, т.е. по 1,5 года на 4 детей);
- поиска новой работы, если гражданин состоял на учете в Центре занятости и получал пособия по безработице;
- выполнения общественных работ (оплачиваемых);
- переезда по новому месту жительства по долгу госслужбы;
- нахождения под стражей, если впоследствии человек был признан невиновным в уголовном преступлении и был реабилитирован полностью;
- пребывания без работы из-за необходимости переселения в другую местность вместе с супругом-военнослужащим (учтено будет максимум 5 лет);
- проживания за границей мужей и жен государственных представителей и дипломатических работников, выехавших за рубеж по долгу службы (учтено будет не более 5 лет).
Какие сведения работодатель передает в электронном виде в ПФ
С внедрением закона каждая организация формирует новую отчетность, в которую включает кадровые данные по каждому сотруднику. К собираемым и передаваемым на сервер Пенсионного фонда данным относят все кадровые изменения по сотруднику, которые могут включать в себя приказы об увольнении и принятию на работу, переводах и изменениях в наименовании организации.
Ранее эти сведения в Пенсионный Фонд не передавались, теперь же внесены поправки в Трудовой кодекс, и работодатель должен передавать указанные данные регулярно.
Нововведение уже было протестировано. Первыми опробовать функциональность бухгалтерских программ и возможность передачи данных в ПФ РФ довелось 15-ти крупным организациям еще в августе 2019 года. В сентябре все ПО было проверено на взаимодействие, были исправлены все недочеты в передаче электронных данных.
С января 2023 года ответственные лица на предприятиях уже начали передавать данные в ПФ по электронным каналам связи. Таким образом первые сведения (за январь 2023 года) должны были поступить до 15 февраля.
В 2023 году отчетность по кадровым изменениям ответственные лица обязаны отправлять в ПФ ежемесячно. С 2023 года это будет происходить более оперативно. Связано с тем, что при увольнении работника и приеме в другую организацию информация должна сразу поступать в ПФ. Для трудоустройства необходимо, чтобы у гражданина РФ на руках уже были все сведения, которые он предоставляет в отдел кадров с остальным пакетом документов. Вся остальная информация будет предоставляться ежемесячно.
Что требуется от работодателя? Все манипуляции будут производиться при помощи привычных бухгалтерских программ, поэтому следует обновить имеющееся ПО и изучить все новые опции.
Если работник заметил какие-либо недостоверные сведениями, внесенные работодателем (с ними сотрудник может ознакомиться по документу, выданному в отделе кадров вместо трудовой книжки), он может подать заявление, чтобы ответственные лица внесли корректировку и направили в Пенсионный Фонд уточняющую отчетность.
Работодатель, в свою очередь, несет полную ответственность за те сведения, которые он предоставляет в Пенсионный Фонд. В Кодекс об административных правонарушениях уже внесены соответствующие поправки. Если в ПФ выявили, что предоставленные данные неполные, недостоверные или предоставлены с нарушением сроков, сведения о таком работодателе передаются в Роструд. Так как внедрение электронных трудовых книжек еще только закрепляется у работодателей, на 2023 год мерой наказания является предупреждение.
В бумажной трудовой книжке можно найти раздел под награды, почетные грамоты и благодарственные письма. Работающие пенсионеры получают различные льготы только благодаря этим сведениям, поэтому возникает вопрос, сохранятся ли данные по наградам, к кому обращаться за подтверждением о заслугах.
В электронной трудовой книжке раздел о наградах не сохранен. Такое решение было принято на основании того, что сейчас льготы назначают не на основании записи в бумажном документе. Для назначения выплат следует обратиться в соответствующий орган (социальную защиту, Пенсионный фонд), предоставить документы, подтверждающие получение государственной награды.
К тому же внесение данных по всем наградам сотрудников – это дополнительная нагрузка на работодателя и сервер Пенсионного фонда. Следует разграничивать, что трудовая книжка должна касаться только вопросов трудового стажа, а все остальное, необходимое для получения льгот, следует хранить в другом месте.
Если рассматривать историю появления закона, то в первой редакции работодатель должен был передавать в ПФ только данные о факте трудоустройства, увольнении, переводе на другую должность или в другой филиал организации. В последующих чтениях было решено добавить пункт «должность» – это позволит анализировать рынок труда. Так можно будет выявить количество трудоустроенных по разным должностям, определить наиболее популярные сферы деятельности, потребность в работниках, спрос на специалистов. Очень полезна будет подобная информация для вузов и колледжей, они смогут запросить сведения и проанализировать, сколько из выпускников смогли трудоустроиться по специальности, а кому это не удалось сделать.
Ответы на часто задаваемые вопросы по новому закону для работающих пенсионерах
Вопрос: Сотрудник уже вышел на пенсию, писать заявление и переходить на электронную книжку нецелесообразно, может ли он продолжать пользоваться привычной бумажной?
Ответ: Да, можно уведомить об этом своего работодателя до конца 2023 года. Если этого не сделать, то отдел кадров будет в прежнем формате записывать все изменения в бумажную трудовую книжку.
Вопрос: Старая трудовая книжка хранится в отделе кадров, сотрудник пишет заявление на электронную передачу данных в ПФ, отдадут ли на руки документ?
Ответ: Если сотрудник решил согласиться с нововведением, то работодатель полностью освобождается от обязанности вести и хранить трудовую книжку. Ее возвращают сотруднику.
Вопрос: Если пенсионер не написал никакого заявления и не выбрал, как он хочет, чтобы вели его трудовую книжку, что будет делать работодатель?
Ответ: Если в отдел кадров не передано решение работника, то трудовую книжку будут продолжать оформлять в прежнем виде (бумажном).
Вопрос: Будет ли видеть новый работодатель причину увольнения с прошлого места?
Ответ: Да, кроме номера и даты приказа об увольнении сотрудник отдела кадров обязан отметить номер статьи по ТК РФ, согласно которой сотрудник больше не работает в организации. Его также видит работодатель, которому Вы разрешаете доступ к персональным данным в ПФ, или по справке, выданной при увольнении.
Как правильно уволиться с работы пенсионеру
В соответствии с законодательством РФ каждый работник, достигший пенсионного возраста, при наличии достаточного количества пенсионных баллов и трудового стажа имеет право оформить страховую пенсию по старости и прекратить работу по трудовому договору или соглашению.
Все пенсионеры, планирующие уйти на пенсию в 2020 году, должны соответствовать трем условиям:
- достигнуть общеустановленного в стране возраста выхода на пенсию — 55,5 лет (женщины) и 60,5 лет (мужчины). Для некоторых категорий населения (военнослужащие, «северяне» и т.д.) предусмотрено досрочное пенсионное обеспечение;
- иметь трудовой стаж минимум 11 лет;
- иметь минимальное количество баллов — 18,6.
Приняв решение выйти на пенсию, работник-пенсионер должен написать соответствующее заявление на увольнение по собственному желанию, однако составление этого документа имеет свои нюансы.
Порядок увольнения и оформления трудовой книжки
Законодательством не предусмотрено какого-то определенного порядка увольнения лица пенсионного возраста. Вышедший на пенсию гражданин имеет право вновь устроиться на любую работу или даже вернуться на свое бывшее рабочее место с разрешения прежнего работодателя.
В целом, порядок увольнения по собственному желанию выглядит так:
- сотрудник составляет и подает заявление на увольнение работодателю, зарегистрировав в бухгалтерии или канцелярии;
- работодатель подписывает это заявление;
- сотрудник отдела кадров (или сам работодатель) составляет приказ, который подписывается увольняющимся сотрудником и работодателем;
- на основании приказа выплачиваются все положенные денежные средства;
- в трудовую книжку уволившегося гражданина вносится соответствующая запись;
- бывшему работнику отдают все документы, хранившиеся у работодателя (трудовую книжку, диплом об образовании и т.д.).
При увольнении пенсионеры обязательно должны учесть, что в заявлении обязательно должна быть указана причина — на основании ухода на пенсию и желаемая дата увольнения. Также причина ухода обязательно должна быть в приказе и трудовой книжке. А все денежные средства должны быть выплачены в последний рабочий день.
Если пенсионер перешел на электронный формат документа
Электронные трудовые книжки оформляются в отношении тех сотрудников, которые в письменном виде выразят согласие на переход на такой формат ТК. При этом сама книжка должна содержать практически все данные, которые ранее указывались в бумажной версии.
В силу части 5 статьи 84.1 ТК РФ в электронную книжку необходимо вносить данные об увольнении лица в точном соответствии с формулировками кодекса или других федеральных законов, указывая статьи, их части и пункты.
Соответственно, при расторжении рабочих правоотношений с лицом в связи с достижением им соответствующего возраста и уходом на пенсию, в сведениях о трудовой деятельности (электронной ТК) будет указано «Уволен по собственному желанию в связи с выходом на пенсию, часть 3 статьи 77 ТК РФ».
Аналогичным образом оформляется расторжение рабочих правоотношений по иным основаниям (в соответствии с установленными законодателем формулировками и ссылками на соответствующие нормы закона).
Если увольнение пенсионера происходит в 2020 году и заявление о переходе на электронный формат ТК им подано не было, наниматель обязан внести запись о расторжении трудового договора в бумажную книжку.
Выход на пенсию в качестве причины увольнения подлежит указанию при увольнении сотрудника, достигшего соответствующего возраста, по собственному желанию и с просьбой указать эту причину. В таком случае он получает преимущество в виде возможности расторжения рабочих правоотношений в любой день, включая день написания заявления об увольнении.
Запись в ТК не будет содержать ссылку на пенсию в случае, если сотрудник увольняется по соглашению сторон или по инициативе нанимателя.
Процесс принятия на работу пенсионера
В связи с тем, что пенсионеров по возрасту дискредитировать нельзя, при трудоустройстве человек должен предъявить те же документы, что и другие граждане, которые не достигли пенсионного возраста.
Перечень документов, которые нужны для принятия на работу:
- Документ, удостоверяющий личность (паспорт).
- Трудовая книжка.
- Для военнообязанных людей — военный билет.
- Документы, которые свидетельствуют об образовании (аттестаты, дипломы, сертификаты и т.д.)
- Страховое свидетельство гос. пенсионного страхования (при наличии).
- А также другие документы, которые предусмотрены правилами компании или предприятия.