Списание импортного товара из-за недостачи в 1С

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Списание импортного товара из-за недостачи в 1С». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Содержание

1. Недопоставка партии товара

2. Как принимать товар: законодательное регулирование и цели

3. Что необходимо проверить при приемке товара

4. Порядок проведения приемки товара

5. Оприходование товара: недостача и брак по вине перевозчика

6. Оформление недостачи при приемке товара

7. Пошаговый алгоритм приемки товара

8. Внедрение программного обеспечения

9. Бланк акта о недопоставке товара

10. Шаг 3. Оплата и поставка

11. Шаг 5. Приемка по количеству и качеству

12. Шаг 8. Розничная цена

Отражение в учете оплаты поставщику (операция 1.1 «Перечисление предварительной оплаты») в программе регистрируется с помощью документа Списание с расчетного счета с видом операции Оплата поставщику (раздел Банк и касса — подраздел Банк — Банковские выписки), который может быть создан вручную или сформирован на основании выгрузки из других внешних программ (например, «Клиент-банк»).

Недопоставка партии товара

Не всегда заказ от поставщика должен прибыть к покупателю одномоментно. Ст. 508 ГК РФ разрешает разбивать доставку на партии, оговаривая размеры и сроки доставки каждой из них. Если сроки специально не оговорены, по умолчанию за период принимается месяц. Как в таких ситуациях быть с недопоставкой, обнаруженной в одной из партий? Закон рекомендует правила (ст. 511 ГК РФ), но стороны в договоре могут их изменить и установить свою процедуру:

Если одна из первых партий поставки оказалась с недостачей, поставщик должен восполнить ее в одной или нескольких следующих партиях.
Если не предусмотрено иного, недостачу нужно восполнить до истечения действия договора поставки, иначе к недопоставке добавится срыв сроков.
Если поставщик восполнил недопоставку после окончания установленного срока, он не вправе требовать за это оплату и даже обязан вернуть покупателю предоплату, если таковая была вручена.
Если товар доставлялся сразу нескольким получателям и в одной из партий обнаружилась недопоставка, она не перекрывается «лишним» товаром, отгруженным другому покупателю – восполнять недопоставку придется тому адресату, с кем был заключен договор и кому именно товар «недовезли» (п. 2 ст. 511 ГК РФ).

Недостача — это расхождение документального и реального наличия ТМЦ компании: товаров, денежных средств, другого имущества.
Чтобы документально подтвердить недостачу, проводят инвентаризацию: собирают комиссию, сравнивают остатки и составляют необходимые документы — акт инвентаризации товаров в пути, опись принятого и хранящегося в торговом зале или на складе товара и сличительную ведомость.
Чтобы взыскать недостачу с работника, он должен быть материально ответственным лицом с подписанным договором и должностной инструкцией. Материальный ущерб должен быть подтверждён результатом служебного расследования.
Сумма удержания не должна быть выше среднего заработка за месяц. При большей сумме ущерба с сотрудником придётся договариваться о частичном и поэтапном возмещении.
Списание недостачи возможно только за год проведения инвентаризации.

Как принимать товар: законодательное регулирование и цели

В договоре о поставке прописываются условия о внешнем виде и укомплектованности поставляемого изделия. Обязательного документа для всех сторон не существует. Многие компании руководствуются нормативно-правовым кодексом, основанным из двух директив Госарбитража СССР № П-6 и № П-7 в двадцатом веке. Если у организаций возникли спорные вопросы, то они могут сослаться на эту инструкцию. Когда в договоре не прописан такой пункт, то представители компаний ведут переговоры путем личных договоренностей. Для покупателя существует нормативный регламент приемки товара на складе по количеству и качеству п. 1 ст. 513 ГК РФ, по которому он осуществляет выборку либо на своей территории, либо на зоне поставщика.

Целью инструкций является:

Произвести визуальный осмотр коробок.
Выявить недостачу по численности.
Определить непригодную продукцию.
Обозначить место для выборки,
Проверить сопроводительные документы представителя.
Договориться о месте и сроках хранения брака.

В постановлении АС МО от 28.07.2015 по делу А40-89393/14 расписаны действия, если покупатель получил груз не того характера и не того объема. А если поставщику не заплатили за поставку, то суд встанет на его сторону, опираясь на акт АС МО от 21.09.2015 № Ф05-12369/15 по делу № А40-20678/15.

На оптовую базу приезжает автотранспорт, который необходимо разгрузить и распределить коробки по складам. За всеми операциями следит материально ответственное лицо. В его задачу входит проверка на качество и количество, выбраковка испорченного по срокам продукта (скоропортящийся). Число кладовщиков зависит от объема поставляемой продукции и размеров оптовой базы. В небольших организациях, как правило, работает один человек.

Обязательным условием считается оформление товаросопроводительных бумаг, которые могут быть представлены транспортными накладными, счет-фактурами и железнодорожными мандатами. Если получение осуществляется на своей территории, то начальник ставит печать своей компании. Это говорит о том, что теперь отвечать за сохранность будет эта организация. Когда выгрузка проходит на местности поставщика, то есть в порту, на железнодорожной станции, на чужом складе, то получение происходит по доверенности с предъявлением паспортных данных.

Что необходимо проверить при приемке товара

Кладовщик, следуя распечатанной и прикрепленной к стене инструкции, совершает следующие действия:

Проверяет реквизиты поставщика по терминалу сбора данных.
Инспектирует совпадения цен.
Пересчитывает, осматривает тару и коробки.
Узнает при каком температурном режиме перевозились скоропортящиеся продукты.
Проверяет маркирование.
Выборочно вскрывает коробки для визуального осмотра.
Если обнаруживаются недостатки, то кладовщик останавливает процесс получения, повторно все пересчитывает и взвешивает.
В конце он ставит свою подпись, дату и печать (штамп) на сопроводительных документах.
В компьютере отображает принятие продукции.
Вносит в программную базу штрихкоды.
Распределяет груз по зонам хранения.

Порядок проведения приемки товара

В первую очередь, следует подготовить стеллажи и полки на складе. Для этого потребуется время, поэтому обе стороны договариваются заранее, когда привезут груз. Обычно хватает полчаса для освобождения зоны от ненужных вещей и выбора свободного временного периода. Чтобы не путать уже размещенный багаж от новопривезенного, работникам следует:

Разноцветными мелками или маркерами разграничить зоны на полках.
Для неподготовленных сотрудников составить схему принятия и повесить ее на видное место.
Создать автоматизированную программу для учета. Она поможет выполнить все действия без ошибок во время пересчета.
Купить и поставить качественный софт, который выявит недостатки и составит акт о несоответствии.
Оснастить рабочую зону дополнительными стеллажами.

Все эти действия помогут без спешки выполнить разгрузочные работы, сократить время, лучше осмотреть продукцию для выявления недостачи и брака.

Перед тем как приступить к формированию акта, необходимо созвать комиссию. Она должна включать в себя не менее трех человек. Чаще всего ими являются сотрудники организации. Замечательно, если все они состоят в комиссии по инвентаризации. Так не будет расхождений в определении ответственных за предоставленную информацию лиц.

Важность такого первичного документа, как акт о недостаче, сложно переоценить. На его основании формируются многие последующие документы, так что представленные данные должны быть достоверны. Об этом должны быть предупреждены лица, которые ставят свои подписи. Этим они подтверждают подлинность представленной информации.

Как и во всех официальных документах, в акте обязательно должны быть реквизиты организации: наименование, ИНН, КПП. В верхней части также прописываются номер, название акта и дата его подписания. Без этих определяющих данных документ не будет иметь юридической силы, впрочем, так же как и без подписей в конце.

Конкретная же фактическая информация о недостаче должна содержаться в основной части акта о недостаче товара при инвентаризации.

Описание товара представляет собой шесть столбцов. В каждой строке описывается отдельное наименование недостачи. По возможности заполняются все графы. Все они являются принципиально важными при дальнейшей оценке нанесенного недостачей ущерба. Такая таблица наверняка станет отменным подспорьем главному бухгалтеру организации и его подчиненным.

Столбцы таблицы имеют следующие наименования:

Артикул. Здесь указывается одно число. Под ним товар проходит по накладным, счетам-фактурам и встречается в прочих первичных документах. Это его опознавательный знак.
Единица измерения. Код по ОКЕИ в этом документе не требуется, достаточно указания кг, м и пр.
Цена с НДС. Имеется в виду цена за единицу товара.
Данные, указанные в документах. Здесь прописывается, сколько единиц товара и по какой цене фактически ожидалось учесть при инвентаризации. Какие значения были указаны в сопровождающей документации.
Информация о фактических показателях товара: сколько единиц товара было подсчитано; в какую цену, включая НДС, они фактически обходятся. В этой и предыдущей графах указывается общая сумма, за весь товар.
Разница – самая важная графа. Она поделена на две части: количество и сумму. В первой необходимо указать разницу между фактическим количеством и количеством по документам. Во втором – разницу в сумме.

В конце таблицы подводятся ее итоги. Прописью выводится общая сумма недостачи. Если организация работает с НДС, то он прописывается отдельно. Хотя налог и включен в общую сумму недостачи.

Завершают акт подписи членов комиссии. Первым подписывается председатель, если он был выбран, за ним – все остальные.

Акт о недостаче товара при инвентаризации относится к документации по ведению производственно-хозяйственной деятельности и сохраняется в течение 5 лет. Естественно, если он не является одним из «улик» при возникновении судебных споров, различных разногласий между контрагентами, следственных дел и прочих запутанных юридических вопросов. Уничтожить их можно будет, только если решение по поднятому вопросу вынесено и обжалованию не подлежит.

Обновление: 6 октября 2016 г.

Какие документы нужно оформить покупателю, если он при приемке товара выявил недостачу?

Если покупатель при приемке выявил меньшее количество товара, нежели указано в товарной накладной, то он может обратиться к поставщику с просьбой внести исправления в товарную накладную. Заверить исправления должен сотрудник поставщика, имеющий доверенность на отпуск материальных ценностей ч. 7 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Можно обойтись и без исправления товарной накладной. Для этого на недостачу покупатель оформляет в четырех экземплярах акт о расхождении по количеству, например по форме № ТОРГ-2. Акт составляет комиссия, назначенная приказом руководителя. Кроме того, для составления акта нужно пригласить представителя поставщика. Если поставщик своего представителя не направил, то акт составляется без него.

При составлении акта в произвольной форме нужно обязательно отметить, какое количество товара указано в транспортных документах и товарной накладной, сколько было принято по факту и сколько составила недостача. Те товары, по которым расхождений не выявлено, в акте перечислять не нужно. Акт подписывают члены комиссии, представитель поставщика (перевозчика) и эксперт (если привлекался), а затем руководитель организации-покупателя утверждает акт. В товарной накладной желательно сделать отметку о том, что при приемке выявлены расхождения по количеству, а также указать номер и дату составления акта.

На следующем этапе нужно оформить претензионное письмо (претензию) в адрес поставщика. В нем нужно обозначить свои требования: либо допоставить товар, либо вернуть деньги, если была предоплата п. 1 ст. 466, п. 3 ст. 487, п. 1 ст. 511 ГК РФ.

К претензии покупатель прикладывает один экземпляр акта о расхождениях. Второй экземпляр акта остается у покупателя, третий — передается представителю поставщика (или иной организации), который присутствовал при приемке, а четвертый — забирает перевозчик, доставивший товар (если был договор перевозки).

Зарегистрируйте в книге покупок имеющийся счет-фактуру только на стоимость реально поступившего товара. Если поставщик выставит корректировочный счет-фактуру с уменьшением количества товара, то регистрировать его в книге покупок уже не нужно Письмо Минфина от 12.05.2012 № 03-07-09/48.

Претензионное письмо может выглядеть так.

Компания ГАРАНТ

Поставщик отгрузил покупателю товар на условиях последующей оплаты. Товар был доставлен самовывозом, право собственности перешло к покупателю на складе поставщика. При приемке товара на складе покупателя была обнаружена недостача некоторого количества товара. Покупатель составил акт по форме ТОРГ-2 и предъявил поставщику претензию в срок, установленный договором, претензия была признана поставщиком. Должен ли поставщик в данной ситуации составить корректировочный счет-фактуру? Как отразить недопоставку товара и факт предъявления и признания претензии в бухгалтерском учете поставщика?

Согласно ст. 506 ГК РФ по договору поставки поставщик — продавец, осуществляющий предпринимательскую деятельность, обязуется передать в обусловленный срок или сроки производимые или закупаемые им товары покупателю для использования в предпринимательской деятельности или в иных целях, не связанных с личным, семейным, домашним и иным подобным использованием.
Покупатель (получатель) обязан совершить все необходимые действия, обеспечивающие принятие товаров, поставленных в соответствии с договором поставки. Принятые покупателем (получателем) товары должны быть им осмотрены в срок, определенный законом, иными правовыми актами, договором поставки или обычаями делового оборота, проверено количество и качество принятых товаров. О выявленных несоответствиях или недостатках товаров покупатель незамедлительно письменно уведомляет поставщика (п.п. 1, 2 ст. 513 ГК РФ).
Следует отметить, что порядок приемки товара по количеству и качеству, а также срок такой приемки законодательством не установлен.
Поэтому порядок приемки товара по качеству и количеству стороны могут прописать в договоре и установить срок для проверки покупателем качества и количества товара, а также срок предъявления поставщику претензий.

Бухгалтерский учет

Согласно п. 12. ПБУ 9/99 «Доходы организации» (далее ПБУ 9/99) выручка признается в бухгалтерском учете при наличии следующих условий:
а) организация имеет право на получение этой выручки, вытекающее из конкретного договора или подтвержденное иным соответствующим образом;
б) сумма выручки может быть определена;
в) имеется уверенность в том, что в результате конкретной операции произойдет увеличение экономических выгод организации. Уверенность в том, что в результате конкретной операции произойдет увеличение экономических выгод организации, имеется в случае, когда организация получила в оплату актив либо отсутствует неопределенность в отношении получения актива;
г) право собственности (владения, пользования и распоряжения) на продукцию (товар) перешло от организации к покупателю или работа принята заказчиком (услуга оказана);
д) расходы, которые произведены или будут произведены в связи с этой операцией, могут быть определены.
Следовательно, в момент перехода права собственности на товары от продавца к покупателю (при выполнении всех остальных условий, указанных в п. 12 ПБУ 9/99) в бухгалтерском учете организации-продавца отражается операция по реализации товара.
В рассматриваемой ситуации право собственности переходит к покупателю в момент вручения товара покупателю на складе поставщика, при этом в бухгалтерском учете делаются следующие записи:
Дебет 62 Кредит 90
— отражена выручка от продажи товаров в сумме, равной величине дебиторской задолженности покупателя;
Дебет 90, субсчет «НДС» Кредит 68, субсчет «Расчеты по НДС»
— начислен НДС;
Дебет 90 Кредит 41
— списана себестоимость товаров.
Как следует из вопроса, приемка товара по количеству осуществлялась на складе покупателя. При приемке товара покупателем было выявлено расхождение фактически полученного количества товаров, по сравнению с количеством, указанным продавцом в накладных и счетах-фактурах (недостача товара). Покупатель составил акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей по форме ТОРГ-2 и предъявил поставщику претензию, которая была признана поставщиком.
Как указано в п. 6.4 ПБУ 9/99, в случае изменения обязательства по договору первоначальная величина поступления и (или) дебиторской задолженности корректируется исходя из стоимости актива, подлежащего получению организацией.
При обнаружении покупателем недостачи при приемке товара поставщик на дату приемки товара покупателем в соответствии с полученным от него актом по форме ТОРГ-2 и претензионным письмом должен скорректировать (уменьшить) на сумму претензии сумму выручки и сумму задолженности покупателя:
Дебет 62 Кредит 90
— сторно — на сумму претензии скорректирована сумма выручки (сумма задолженности покупателя за отгруженный товар).
Кроме того, следует уменьшить, соответственно, стоимость отгруженного товара, а также суммы начисленных налогов:
Дебет 90 Кредит 41
— сторно — скорректирована стоимость отгруженного товара на стоимость недопоставленного товара;
Дебет 90, субсчет «НДС» Кредит 68, субсчет «Расчеты по НДС»
— сторно — скорректирована сумма НДС, приходящаяся на стоимость недопоставленного товара.
Поставщик может провести выборочную инвентаризацию товара на складе — по тем товарным позициям, по которым произошла недопоставка в соответствии с Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49, Методическими указаниями по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденными приказом Минфина России от 28.12.2001 N 119н.

Сразу отметим, что термин «недопоставка товара» ГК РФ не раскрывается, но содержится в отдельных статьях данного нормативно-правового акта. Правоприменительная практика позволяет выделить ситуации, которые могут расцениваться как недопоставка:

Расхождение в количестве товара, указанного в договоре и фактически поставленного покупателю;
Аналогичное расхождение между фактическим количеством товара и данными товарно-сопроводительных документов;
Виновные действия поставщика, ограничивающие возможность покупателя осуществить выборку товара, предусмотренную условиями договора.

Таким образом, под недопоставкой товара подразумевается любой недовоз товара, в результате которого покупатель получил меньшее количество товарно-материальных ценностей, чем было предусмотрено условиями сделки.

От недопоставки следует отличать непоставку товара. Например, если в оговоренные сроки товар не был доставлен покупателю, то это признается непоставкой, в случае же частичной поставки действия поставщика будут признаны недопоставкой.

В случае, если покупателем выявлена недопоставка товара у него возникает право на предъявление поставщику претензии с указанием одного из следующих требований:

Расторгнуть договор поставки с возвратом аванса по нему, согласно пп. 2 п.2 ст. 450 ГК РФ;
Поставить недостающий товар в будущем, при условии, что договор предусматривает периодическую поставку (ст. 511 ГК РФ);
Возместить расходы на приобретение недостающего товара у другого поставщика, при условии, что данные расходы носят обоснованный и разумный характер (ст. 520 ГК РФ).

Кроме того, покупатель может потребовать возмещение убытков, которые вызвал недовоз товара. Данные убытки должны быть доказаны, в том числе в части наличия причинно-следственной связи между ними и фактом неполной поставки товара.

В случае предоплаты за товар у покупателя возникает право на проценты за пользование чужими денежными средствами в порядке ст. 395 ГК РФ, в отношении оплаченного, но не полученного товара.

Условиями договора поставки может быть предусмотрен штраф за недопоставку товара. Стороны самостоятельно определяют размер штрафных санкций, например, процент от стоимости недопоставленного товара или фиксированная сумма за каждый факт недопоставки.

Оприходование товара: недостача и брак по вине перевозчика

Согласно п. 1 ст. 466 ГК РФ, если поставщик поставил товара меньше, чем указано в договоре, покупатель вправе потребовать:

восполнения недопоставленного;
возврата поставленного обратно поставщику;
возврата денег за непоставленное.

Если покупатель от договора не отказался и срок действия договора еще не истек, то поставщик становится обязанным совершить допоставку (п. 1 ст. 511 ГК РФ).

По истечении срока основного договора поставщик уже не вправе допоставлять, а покупатель требовать этого и взыскивать неустойку за неисполнение требования (определение ВАС РФ от 07.11.2011 № ВАС-12410/11).

Покупатель может взыскать убытки, понесенные им в результате неполной доставки груза (постановление ФАС Волго-Вятского округа от 22.10.2008 по делу № А-79-266/2008).

Если, несмотря на просрочку договора, поставщик привез, а покупатель принял допоставленный товар, это будет считаться разовой сделкой купли-продажи, независимой от завершившегося договора поставки.

Недопоставка фиксируется актом, о составлении которого можно прочитать ниже.

ВАЖНО! Недопоставка деталей оборудования не означает, что товар некачественный или имеет существенный недостаток. По этому основанию договор поставки расторгнут быть не может (постановление ФАС Поволжского округа от 24.12.2009 по делу № А49-2023/2009).

Акт о недопоставке составляется в произвольной форме, если особый порядок не установлен договором.

Так, договор может содержать условие о применении инструкции о приемке товара по количеству, утв. постановлением Госарбитража от 15.06.1965 № П-6.

В пп. 16, 25–27 указанной инструкции регламентируется процедура оформления недостачи:

При обнаружении недостачи приемка товара сразу приостанавливается и приглашается представитель продавца для оформления акта о недостаче.
В акте указываются:
- наименование получателя;
- данные о лицах, принимавших участие в приемке;
- дата и номер товарной накладной;
- точное количество недостачи и т. д.
К акту прикладываются копии сопроводительных документов и т. д.

Еще одна готовая форма, используемая при оформлении недостачи товара в ходе его приемки, — акт ТОРГ-2 (или ТОРГ-3 — для импортных товаров), утв. постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 № 132.

Формы актов также могут быть предусмотрены договором (например, оформлены приложениями к нему).

Таким образом, если договор поставки содержит порядок и форму оформления недостачи, иной способ применяться не может.

Бланк акта недопоставки товара можно скачать здесь: Образец акта о недопоставке товара.

Итак, претензия при неполной поставке товара составляется, если покупатель хочет:

отказаться от груза, который привез поставщик, и уплаты за него;
вернуть деньги за непривезенное;
отнести на поставщика расходы по приобретению продукции у другого продавца в части разницы между ценами по неисполненному договору и вынужденному заключенному (п. 1 ст. 520, ст. 524 ГК РФ);
взыскать неустойку в соответствии со ст. 521 ГК РФ.

Кроме того, претензионный порядок должен быть соблюден в силу требований п. 5 ст. 4 Арбитражного процессуального кодекса РФ, если вторая сторона отказывается удовлетворить вышеперечисленные требования.

Претензия составляется по общим правилам делового оборота. В ней указываются:

отправитель и получатель;
информация о нарушении;
требования отправителя;
срок выполнения требований;
предупреждение о переносе спора в суд в случае игнорирования требований.

Образец претензии можно скачать по ссылке: Образец претензии за недопоставку товара.

Претензия по недопоставке товара содержит в себе требование — желаемый для покупателя исход спора. Это может быть расторжение договора поставки, взыскание неустойки и убытков, возврат уплаченных денег.

Ситуация 1. После составления акта, как правило, оформляется претензия и вместе с экземпляром акта направить ее поставщику. В данном случае, в бухгалтерском учете стоимость недостачи товара списывается в порядке, установленном п. 60 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов» (далее — Методические указания), утв. Приказом Минфина РФ от 28 декабря 2001 г. N 119н.

При отсутствии оснований для предъявления претензии и (или) иска, такие суммы недостач списываются покупателем со счетов учета по их фактической себестоимости, которая включает в себя договорную (учетную) цену запаса и долю транспортно-заготовительных расходов, относящуюся к этому запасу на счет «Недостачи и потери от порчи ценностей» на основании решения руководителя.

Порядок списания сумм со счета «Недостачи и потери от порчи ценностей» аналогичен порядку, изложенному в пункте 29 Методических указаний.

Ситуация 2. Недостача товаров списывается со счета «Недостачи и потери от порчи ценностей» в пределах норм естественной убыли на счета учета затрат на производство или (и) на расходы на продажу; сверх норм — за счет виновных лиц.

Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи товаров списываются на финансовые результаты (п. 30 Методических рекомендаций).

В материалах, представленных руководству организации для оформления списания сверх норм естественной убыли, должны содержаться документы, подтверждающие обращения в соответствующие органы по фактам недостач и решения этих органов, а также заключение о факте порчи запасов, полученные от соответствующих служб организации или специализированных организаций (п. 31 Методических рекомендаций).

Для целей налога на прибыль недостача в пределах утвержденных норм естественной убыли стоимость приобретения недостающих МПЗ учитывается в материальных расходах в периоде выявления недостачи (пп. 2 п. 7 ст. 254 НК РФ, Письмо Минфина от 06.07.2015 N 03-03-06/1/38849).

Порядок учета недостач МПЗ сверх норм естественной убыли и недостач МПЗ, для которых такие нормы не утверждены зависит от того установлено виновное лицо или нет.

Если виновное лицо установлено, то в этом случае стоимость недостач учитывается в расходах на одну из следующих дат (пп. 8 п. 7 ст. 272 НК РФ, Письмо Минфина от 27.08.2014 N 03-03-06/1/42717 (п. 1)):

признания виновным суммы ущерба;
вступления в силу решения суда о взыскании с виновного суммы ущерба (Письмо Минфина от 17.04.2007 N 03-03-06/1/245).

В доходах необходимо учесть сумму ущерба, признанную виновным или присужденную судом (п. 3 ст. 250, пп. 4 п. 4 ст. 271 НК РФ).

Если виновное лицо не установлено, то стоимость недостач учитывается в расходах на дату составления одного из следующих документов (пп. 5, 6 п. 2 ст. 265 НК РФ, Письмо Минфина от 29.12.2015 N 03-03-06/1/77005):

постановления о приостановлении предварительного следствия по уголовному делу в связи с тем, что лицо, подлежащее привлечению в качестве обвиняемого, не установлено (Письма Минфина от 01.02.2017 N 03-03-06/1/5078, от 21.05.2015 N 03-03-06/1/29177, от 16.12.2011 N 03-03-06/4/149);
документа компетентного органа, подтверждающего, что недостача вызвана чрезвычайным происшествием.

Ситуация 1. Оснований для признания в расходах суммы обнаруженной недостачи нет в связи с отсутствием документа из органов об отсутствии виновных лиц и расходы не направлены на получение доходов (п.1 ст.252 НК РФ).

Ситуация 2. Организация не собирается взыскивать с виновного лица нанесенный материальный ущерб и в правоохранительные органы для возбуждения уголовного дела по факту кражи обращаться не будет.

Статьей 238 ТК РФ закреплена обязанность работника возместить работодателю причиненный ему прямой действительный ущерб. В то же время, согласно ст. 239 ТК РФ материальная ответственность работника исключается в случаях возникновения ущерба вследствие непреодолимой силы, нормального хозяйственного риска, крайней необходимости или необходимой обороны либо неисполнения работодателем обязанности по обеспечению надлежащих условий для хранения имущества, вверенного работнику.

Оформление недостачи при приемке товара

В обязательном порядке к акту о недостаче товаров или их излишках прикладываются копии товарно-сопроводительной документации, упаковочные этикетки и ярлыки, пломбы тарных мест, при освидетельствовании которых выявлена недостача, копии удостоверения представителя организации-отправителя, который был ей выделен для участия в процессе приемке товаров (грузов), односторонний акт, коммерческий акт, а также копии иных документов, которые прямым образом свидетельствуют о факте недостачи.

Восстановление НДС – это уменьшение суммы принятого к вычету налога. Прямых указаний на то, что восстановление НДС при недостаче является обязательным, Налоговый кодекс не содержит. В ст. 170 НК РФ описаны все ситуации, в которых НДС подлежит обязательному восстановлению, и в этом перечне не указаны недостачи ТМЦ.

Пошаговый алгоритм приемки товара

Все правила указываются в договоре. Их количество зависит от нескольких факторов:

используемого транспортного средства;
места разгрузки;
параметров груза.

Список составляется для каждой компании индивидуально, но за базу может использовать следующее:

выполняется подъезд к месту размещения;
проверка сопроводительной документации;
определение размеров ворот для проезда транспорта;
выделение пространства для разгрузки;
подача оборудования для перевозки;
осмотр, пересчет и взвешивание товаров;
вывоз с помощью рохли на место хранения;
сверка и оформление сопроводительных документов;
регистрация актов в случае выявления бракованных или недостающих товаров;
письменное оформление данных о получении груза в реестр;
подготовка зоны для размещения и хранения.

Внедрение программного обеспечения

Этот процесс позволяет наладить прием и хранение товаров. При этом снижаются издержки, связанные с ручным внесением информации. При поступлении каждой единицы товара присваивается собственный номер. Наличие идентификационных знаков дает возможность отслеживать наличие и местоположение, отгрузку в любой момент времени.

Сведения обо всех операциях хранится в памяти. Отчетность можно легко воспроизвести. Данные вводятся на понятном языке. Все ошибки идентификации можно легко идентифицировать с помощью уникального кода или магнитной метки.

Оставьте заявку, и наши специалисты подберут наиболее оптимальное программное обеспечение для приемки вашего товара

Бланк акта о недопоставке товара

Акт о недопоставке составляется в произвольной форме, если особый порядок не установлен договором.

В пп. 16, 25–27 указанной инструкции регламентируется процедура оформления недостачи:

При обнаружении недостачи приемка товара сразу приостанавливается и приглашается представитель продавца для оформления акта о недостаче.
В акте указываются:
- наименование получателя;
- данные о лицах, принимавших участие в приемке;
- дата и номер товарной накладной;
- точное количество недостачи и т. д.
К акту прикладываются копии сопроводительных документов и т. д.

Формы актов также могут быть предусмотрены договором (например, оформлены приложениями к нему).

Шаг 3. Оплата и поставка

Условия оплаты товаров тоже прописывают в договоре. Обычно товары привозят после оплаты. Но если стороны давно работают и доверяют друг другу, поставщик может открыть своего рода «кредитную линию»: товар поставляют раз в два дня, а платит магазин в конце месяца.

После оплаты сотрудники поставщика привозят товар к оговоренному времени в магазин или на склад.

Если магазин не организовал приемку, возникают проблемы. Сотрудники заняты в зале — принимать груз некому. Ответственный работник путается в процессе приемки и не проверяет количество товаров. Груз разместят где придется: стиральные порошки рядом со свежим мясом.

Проблема Поставщик привозит груз, когда все сотрудники заняты в зале. Водитель ждет полчаса и нервничает.	Как правильно В договоре стороны прописывают, что водитель предупреждает о приезде за полчаса. Сотрудники успевают подготовиться и освободить склад.
При приемке сотрудники суетятся — товар ставят где попало. Мясо размещают рядом с бытовой химией.	Магазин размечает маркерами складские зоны: где принимаемая продукция, где принятая. Для товаров, которые нельзя ставить рядом, выделяют отдельные зоны.
Новый сотрудник путается в процессе приемки и подписывает сопроводительные документы, не считая товар. Товар заносят в базу, его оказывается меньше, чем заказывали.	Владелец магазина составляет и вывешивает чек-лист приемки. Сотрудник сначала постоянно туда заглядывает, чтобы не ошибиться, а потом делает всё на автомате.

Шаг 5. Приемка по количеству и качеству

Сотрудник магазина сверяет груз с накладной и убеждается, что все сходится: наименование товаров, их количество, артикулы и цены. Для этого вскрывают все транспортные упаковки или несколько на выбор, если к поставщику есть доверие.

Если товара не хватает, обычно из накладной вычеркивают строки с товарами, которые забыли поставить. У каждой пометки ответственный сотрудник ставит подпись. Потом документ заменяют на верный. У документа с правками нет юридической силы, суд его не примет.

По закону вместо вычеркивания товаров сотрудник составляет акт о расхождении по количеству и качеству:

ТОРГ-2 — для российских товаров,
ТОРГ-3 — для импортных.

Такой акт потребуется, если масса и количество товара не совпало с накладной или вместо свежего хлеба привезли плесневелый.

Проверить качество товара магазин может и после поставки: в течение суток — у скоропортящихся продуктов, до 10 дней — у остальных товаров.

Проблема
Сотрудник магазина принимает товар и подписывает акт не глядя. Потом оказывается, что бутылок заказывали больше, а вместо свинины говядину.

Как правильно
Сотрудник магазина принимает товар, вскрывает упаковку, пересчитывает продукты и сверяет с накладной. Если есть ошибки — составляет акт расхождения.

Шаг 8. Розничная цена

Когда товар заносят в базу, для него рассчитывают розничную цену. Для этого используют общую наценку для одной категории товаров, например 20% для алкоголя, или назначают стоимость каждому товару в отдельности.

Какую розничную цену ставить, решает руководство магазина. Исключение — товары, для которых определена минимальная или максимальная розничная цена (МРЦ). Такое ограничение есть, например, на табак. Магазин может продать пачку дешевле МРЦ, чтобы выделиться среди конкурентов, но цена по закону не может быть ниже 75% от установленной. Цену на пачку с МРЦ 100 ₽ можно снизить максимум на 25 ₽, до 75 ₽.

Проблема
Директор магазина устанавливает розничные цены на товары после приемки. Это занимает до 40 минут.

Как правильно
Директор магазина изучает цены конкурентов и определяет уровень наценки — розничную цену меняют в зависимости от оптовой. На отдельные товары наценку снижает, чтобы продать быстрее.