Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Персонифицированные сведения о физических лицах – новый отчет в программах 1С». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Форма с кодом «ОТМН» сдается, если в основной форме обнаружились ошибки, или в нее были включены «лишние» физлица (например, уже уволенные). В отменяющую форму включают только тех работников, по которым были поданы ошибочные данные. Следом нужно оформить дополняющий отчет с кодом «ДОП» и также включить в него только те данные, которые необходимо исправить.
Основные особенности сдачи СЗВ-М
Отчет СЗВ-М требуется для того, чтобы работодатель вносил данные о работниках, с которыми были заключены официальные трудовые договоры. При этом не имеет значения, какого они типа — ученического, трудового и так далее. Также необходимость заполнения отчета возникает вне зависимости от того, вело ваше предприятие хозяйственную деятельность или нет.
Вам в любом случае необходимо оформить на всех работников страховку, а также передать всю информацию о них в соответствующие органы. Стоит также принимать во внимание, что данный документ не имеет нулевой формы.
По этой причине его должен оформлять каждый работодатель:
- все компании — как российские, так и зарубежные;
- все предприниматели;
- все люди, которые работают в нотариальной, детективной и прочих сферах, если у них имеются сотрудники.
Срок сдачи формы СЗВ-М
|
Период отчетности |
Срок сдачи (до…включительно) |
|---|---|
|
Январь 2022 |
15.02.2022 |
|
Февраль 2022 |
15.03.2022 |
|
Март 2022 |
15.04.2022 |
|
Апрель 2022 |
16.05.2022 |
|
Май 2022 |
15.06.2022 |
|
Июнь 2022 |
15.07.2022 |
|
Июль 2022 |
15.08.2022 |
|
Август 2022 |
15.09.2022 |
|
Сентябрь 2022 |
17.10.2022 |
|
Октябрь 2022 |
15.11.2022 |
|
Ноябрь 2022 |
15.12.2022 |
|
Декабрь 2022 |
16.01.2023 |
Начиная с отчетности за сентябрь 2016 года ПФР обновил требования(формат) к сдаче СЗВ-М(письмо от 2 сентября 2016 г. № 15-26/12513). Сам бланк не менялся.
ПФР уменьшил требования и теперь ошибкой не будет неверный КПП; лишние дефисы, пробелы и точки; лишний дефис перед последними двумя цифрами в СНИЛС. Всего вместо 30 ошибок в проверяющей программе оставили 14.
| Требование | Какая ошибка возникнет, если его нарушить |
|---|---|
|
Контрольные цифры ИНН физического лица должны быть числом, подсчитанным по алгоритму формирования контрольного числа ИНН |
20 (предупреждение, но фонд примет отчет СЗВ-М) |
|
Элемент ИНН застрахованного лица должен быть заполнен |
|
|
Указывается СНИЛС, содержащийся в страховом свидетельстве |
30 (ПФР примет отчет частично, данные на сотрудника с ошибкой не примут) |
|
Указывается ФИО, содержащееся в страховом свидетельстве |
|
|
Статус ИЛС в реестре ‘Застрахованные лица’ на дату проверяемого документа не должен быть равен значению ‘УПРЗ’ |
|
|
Должен быть указан хотя бы один из элементов ‘Фамилия’ или ‘Имя’ |
|
|
Проверяемый файл должен быть корректно заполненным XML-документом |
50 (СЗВ-М не будет принята) |
|
Проверяемый файл должен соответствовать XSD-схеме |
|
|
Электронная подпись должна быть корректной |
|
|
Элемент ‘Регистрационный номер’. Указывается номер, под которым страхователь зарегистрирован как плательщик страховых взносов, с указанием кодов региона и района по классификации, принятой в ПФР |
|
|
Идентификационный номер налогоплательщика должен быть указан в соответствии с данными ПФР |
|
|
При предоставлении сведений о застрахованных лицах с типом формы ‘исходная’ не должно быть ранее представленных сведений с типом ‘исходные’ за отчетный период, за который представляются сведения |
|
|
Период представления СЗВ-М должен быть не ранее апреля 2016 года |
|
|
Для всех типов форм СЗВ-М отчетный период, за который подается форма, должен быть меньше либо равен месяцу, в котором проводится проверка |
Примеры заполнения СЗВ-М
-
Последний день действия договора с сотрудником – 1-е апреля. В отчет за апрель этот сотрудник включается.
-
Первый день действия договора – 31 июля. В сведения за июль сотрудник включается.
-
Если человек устраивается на работу впервые, и у него еще нет СНИЛС, работодателю нужно не откладывая подать документы в ПФР на оформление страхового свидетельства. Если не сделать этого сразу, то может возникнуть ситуация, что срок сдачи СЗВ-М уже подошел, а СНИЛС еще не оформлен. В этом случае следом за основной придется подавать дополняющую форму на нового работника с объяснениями.
-
Пенсионный фонд оформляет свидетельства в течение пяти дней, поэтому если сразу подать документы, накладок не будет, и вы успеете включить в основной отчет нового работника, даже если он был принят в последний день месяца.
Распространенные ошибки при составлении СЗВ-М
Большая часть ошибок при составлении формы связана именно с правильностью ее оформления, внесения полных и точных сведений. Совершенные ошибки могут быть незначительными, тогда СЭВ-М принимается фондом без их корректировки. В остальных случаях ПФР принимает отчет полностью либо частично, но обязывает страхователя исправлять имеющиеся погрешности и давать уже уточненные сведения.
Если отчет не принят, это значит, что в бланке найдены серьезные ошибки (неверный ИНН, отчетный период и др.). Тогда все ошибки исправляются, отчет сдается заново.
| Пример ошибки | Порядок исправления |
| Нет данных по застрахованному лицу (одному либо нескольким), например, отчет сдан досрочно, а на работу взяли нового человека | Подается дополняющая форма СЗВ-М, куда включены данные по отсутствующим в исходном документе застрахованным работникам;
в позиции 3 дополняющего отчета (код) прописывается «ДОП» |
| Внесены излишние данные по лишним (уволенным) работникам | Составляется и сдается отменяющая форма СЗВ-М с отметкой «ОТМН» в третьей позиции;
в отменяющем варианте указываются лишние работники |
Включать в надлежащие позиции нужно данные тех застрахованных граждан, с которыми оформлен договор (трудовой либо ГПХ) и действие его в отчетном месяце отмечается хотя бы днем. При этом наличие начислений, выплат и удержание общеобязательных взносов по ним за этот же период не обязательно.
Если допущены грубые ошибки и фонд не принял отчетность, то, не исключено, что в отношении страхователя будут применять финансовые санкции. Стандартно за ошибку (одну либо несколько) по одному работнику ПФР вправе взыскать 500 руб.
Порядок заполнения формы СЗВ-М приведен в Приложении 2 к Постановлению Правления ПФР от 15.04.2021 N 103п.
В отчете необходимо заполнить четыре раздела.
В разд. 1 «Реквизиты страхователя» укажите:
- регистрационный номер в ПФР. Он указан в уведомлении из Пенсионного фонда, полученном при регистрации. Его можно узнать также в местном отделении ПФР, налоговой инспекции;
- наименование (полное или сокращенное);
- ИНН из свидетельства о постановке на учет в налоговом органе;
- КПП. Организации указывают код из свидетельства о постановке на учет организации, обособленные подразделения — код по своему месту нахождения. ИП данное поле не заполняют.
В разд. 2 «Отчетный период календарного года» отразите:
- месяц, за который подаете отчет. Например, в отчете за июнь укажите «06», за июль — «07». Если вы неверно отразите месяц, проверяющие могут посчитать, что отчет сдан за указанный месяц. В результате вам могут начислить штраф. Однако Верховный Суд РФ указал: нельзя наложить штраф, если в своевременно представленном отчете лицо самостоятельно выявило такую ошибку и исправило ее;
- год, за который подаете СЗВ-М. Например, если вы отчитываетесь за один из периодов 2021 г., в этом поле укажите «2021».
В разд. 3 «Тип формы (код)» укажите один из трех вариантов:
- «Исходная» — если сведения представляете впервые;
- «Дополняющая» — если дополняете ранее поданные сведения (например, не включили в отчет сотрудника, которого приняли на работу в последний день месяца);
- «Отменяющая» — если отменяете неверные сведения, представленные ранее.
В разд. 4 «Сведения о застрахованных лицах» укажите информацию о каждом застрахованном лице :
- фамилию, имя, отчество (при наличии) в именительном падеже;
- СНИЛС;
- ИНН (если у вас есть такие данные).
В графах, где отражаются Ф.И.О. и СНИЛС, информацию укажите в соответствии с документом, подтверждающим регистрацию застрахованного лица в системе персонифицированного учета.
Отчет СЗВ-М, составленный на бумаге, должен быть подписан руководителем организации (доверенным лицом) или ИП и заверен печатью (при наличии) (п. 3 Порядка заполнения формы СЗВ-М). В нем должна быть указана также дата заполнения. Электронный отчет нужно заверить усиленной квалифицированной электронной подписью.
Если вы представите неполные и (или) недостоверные сведения о застрахованных лицах, вам грозит штраф.
Кто должен сдавать СЗВ-М
Положения Закона о персонифицированном учете ПФР № 27-ФЗ касаемо тех, кого он признает страхователями, в 2017 году не подверглись изменениям. А это значит, что состав тех, кто сдает СЗВ-М в 2017 году остался прежним.
Таким образом, все, кто использует наемный труд, продолжат сдавать СЗВ-М. Кто сдает в 2016 году, сдает и в 2017-м. Среди них:
- организации и их обособленные структуры;
- частные бизнесмены (ИП);
- адвокаты, частные детективы, нотариусы, арбитражные управляющие, медиаторы и др.
Обратите внимание: в последнем случае, кто сдает форму СЗВ-М, делает это не в отношении себя, а на свой наемный персонал.
В 2017 году ПФР ждет отчеты от страхователей с сотрудниками, которые выполняли какую-либо работу на основании трудовых соглашений. При этом не важно:
- вела ли фирма (ИП) фактически деятельность;
- были ли выплаты физлицам.
Кроме того, подать форму СЗВ-М нужно, даже если вы просто только заключали трудовые договоры.
Когда люди выполняют работы или оказывают услуги для страхователя по договору гражданско-правового толка, то сведения о них все равно показывают в СЗВ-М при одновременном соблюдении следующих условий (письмо ПФР от 27.07.2016 № ЛЧ-08-19/10581):
- исполнителям выплачено вознаграждение;
- на сумму вознаграждения начислены взносы.
Тем, кто сдает СЗВ-М, нужно понимать, что это также могут быть договоры:
- на заказ у автора;
- отчуждения исключительного права на произведения;
- издательской лицензии;
- о предоставлении права использовать произведения науки, литературы, искусства;
- передачи управления правами.
Новая форма отчета СЗВ-М в ПФР
С апреля 2016 года каждая организация, предприятие или бизнесмены обязаны сдавать отчетность в территориальное отделение фонда. Подается она на каждое застрахованное лицо, с которым заключен трудовой договор.
Сдавать форму СЗВ-М необходимо даже на сотрудников, которые находятся в декрете или в отпуске, самое главное, что у них есть договор.
С 2017 года поменялись положения законодательства в области страховых взносов. Теперь взносы администрирует ФНС, но персональным учетом занимается Пенсионный фонд, следовательно, и форму принимает он.
При наличии у организации обособленных подразделений со своим отдельным балансом, счетом, выплатой заработной платы сотрудникам – тогда отчетность подается ими, а не головным отделом.
Куда и как нужно сдавать СЗВ-М
Отчёт должен быть представлен в отделение Пенсионного фонда в соответствии с местом регистрации юридического лица либо ИП. Если организация имеет подразделения, то есть два варианта: первый – если у них нет полномочий делать начисления и выплаты сотрудникам, то организация предоставляет один отчёт по месту регистрации. Второй – если у отделений такие полномочия есть, от организации требуется сообщить об этом при помощи специальной формы в налоговый орган. После этого каждое из обладающих этими полномочиями подразделений будет предоставлять собственные отчёты в отделения ПФР уже по месту своей регистрации.
Отчётность СЗВ-М может быть представлена в бумажном или электронном виде, но выбор между ними работодателю предоставляется лишь в том случае, если в отчёте представлены 25 или меньше работников. Если их больше, сдавать форму можно только как электронный документ.
Эта форма утверждена Постановлением Правления ПФ РФ от 06.12.2018 № 507п и применяется с 1 января 2019 года. В 2021 году форму отчёта СЗВ-СТАЖ подают с данными за 2020 год. При этом форму отчётности сопровождает опись ОДВ-1, в которую работодатель вносит:
-
число лиц, по которым сформирован отчёт СЗВ-СТАЖ;
-
сводные суммы начисленных и уплаченных взносов, а также информацию о задолженностях;
-
сведения о наличии условий труда, которые дают работнику право выйти на пенсию досрочно;
-
количество лиц, имеющих право на досрочный выход на пенсию, если есть соответствующие для возникновения этого права условия.
Как и куда сдавать форму СЗВ-М
Предприниматель отчитывается в формате СЗВ-М перед ПФР, в котором зарегистрирован, как страхователь. Законодательство РФ предлагает ИП подать отчет следующими путями:
- Лично. Предприниматель оформляет бланк от руки, относит в Пенсионный фонд. Также документацию может передать посредник при наличии доверенности. Дата подачи отчета ㅡ это дата передачи заполненной анкеты.
- Почта РФ. Заказным письмом отправляют документацию, прилагая опись вложения. Дата отправки считается датой сдачи анкеты.
- Электронной почтой (ТКС). Заполняя бланк на ПК, частник отправляет заполненную бумагу по электронной почте в ПФР. Дата отправки письма ㅡ это дата сдачи отчета СЗВ-М.
Нулевой отчет по форме СЗВ-М
Даже если организация приостановила свою деятельность нулевой отчет СЗВ-М все равно необходимо сдавать. В такой компании есть как минимум один учредитель (директор), по которому нужно отчитываться.
С марта 2021 года действует новый порядок представления отчета отдельными категориями застрахованных лиц. Начиная с указанного периода отчеты СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ обязательны к представлению в отношении:
- Руководителя организации, являющего единственным учредителем, независимо от того, заключен ли с ним трудовой договор.
- Председателя ТСЖ, ГПК, СНТ, ОНТ, ДНТ (при отсутствии заключенного трудового или гражданско-правового договора)
Указанные изменения были внесены письмом Минтруда России от 16.03.2018 № 17-4/10/В-1846, доведенного до сведения Отделений ПФР письмом ПФР от 29.03.2018 № ЛЧ-08-24/5721.
Напомним, что ранее ПФР разрешал не сдавать отчет за единственного учредителя и председателей кооперативов и товариществ (Письмо от 13.07.2016 № ЛЧ-08-26/9856).
Форма СЗВ-М представляется ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным. В ней указываются данные о работодателе: регистрационный номер в ПФР, наименование, ИНН и КПП, а также корректные сведения о Ф.И.О., СНИЛС и ИНН застрахованных лиц, с которыми в отчетном месяце были заключены, продолжали действовать или прекращены трудовые договоры или договоры ГПХ.
Заполнить СЗВ-М онлайн бесплатно в 2021 году можно на коммерческих интернет-сайтах. Но безопаснее использовать специальную программу на сайте ПФР или применяемые большинством работодателей учетные программы, предоставляющие возможность последующей проверки на корректность введенных данных и формирования файла для отправки отчета в электронной форме.
Источники:
- федеральный закон от 01.04.1996 № 27-ФЗ (ред. от 01.04.2019) «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»
- постановление Правления ПФР от 01.02.2016 № 83п «Об утверждении формы «Сведения о застрахованных лицах»
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.