Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Персональные данные: подробное руководство и шаблоны документов». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В статье 9 Закона № 152-ФЗ уже установлена обязанность работодателей запрашивать у работника согласие на обработку персональных данных. Эта статья содержит и требования к оформлению такого согласия. В частности, оно должно быть конкретным, информированным и сознательным. Работник может дать его в любой позволяющей подтвердить факт получения такого согласия форме (письменно или в виде электронного документа, подписанного электронной подписью), если иное не предусмотрено федеральным законом.
Уточнение про «голые» ПДн
Некоторые персональные данные не позволяют случайному человеку установить вашу личность, но позволяют установить вашу личность, например, правоохранительным органам. Так, номер мобильного телефона физического лица привязывается к его Ф.И.О. и номеру паспорта, то есть он является «чистыми» персональными данными. Использовать его отдельно и смешивать номер телефона с какой-либо другой информацией о его владельце — значит получать наборы персональных данных. То же самое может относиться к номеру кредитки, номеру страхового удостоверения, номеру медполиса и так далее.
В случае же если абонентский номер привязан к юридическому лицу, то он сам по себе не является персональными данными, т. к. не позволяет идентифицировать конкретного сотрудника юрлица, пользующегося данным номером.
Когда согласие не нужно
В разрешении на обработку ПД нет необходимости, если их субъект:
- Является участником договора.
- Подвергается судебному разбирательству.
- Не может физически предоставить согласие в экстренных ситуациях (например, находится без сознания).
Также не нужно получать согласие на обработку информации, которая не попадает в перечень исключений или не относится к ПД, например:
- сведения, собранные для личных нужд человека – списки телефонных и почтовых контактов, визитные карточки, профили друзей в соцсетях;
- фото или видео с общественных мероприятий или полученные на платной основе;
- ИНН без привязки к другой информации;
- государственные номера транспортных средств.
- данные для проведения научных исследований, творческой деятельности, не нарушающие прав и интересов граждан;
- информация, предназначенная для передачи только внутри компании (группы компаний)
Закон не дает исчерпывающего определения ПД, поэтому при сборе любой информации о клиенте лучше заручиться его согласием. Это поможет избежать взысканий.
Что такое персональные данные
Перечень персональных данных и инструкция, как правильно ими пользоваться, указаны в законе №152-ФЗ. Проще говоря, персональные данные — это любые сведения, которые касаются прямо или косвенно человека. Например:
- ФИО,
- паспортные данные,
- номер телефона,
- место жительства,
- фото.
Если компания собирает, хранит или систематизирует такую информацию, то по закону она становится оператором персональных данных. Практически все организации в стране используют личные данные в работе. Рассмотрим распространенные ситуации:
- Клиент захотел получать уведомления о новых товарах, он ввел на сайте адрес почты и номер телефона, чтобы ему приходили сообщения.
- Покупатель решил приобрести автомобиль и захотел получить консультацию по телефону, оставив на сайте заявку с личными данными.
- Пользователь оплатил онлайн-курс на платформе, заполнив данные банковской карты.
Подотчетным станет сбор персональных данных:
- в ходе трудовых отношений,
- при заключении договоров с мобильными операторами, общественными объединениями или религиозными организациями, государственными автоматизированными информационными системами,
- уже упомянутых ФИО,
- даже если люди дают согласие на сбор и обработку своих персональных данных. Поэтому мы так часто должны были ставить галочки в окошках согласия на обработку данных: это снимало с компаний обязанность отчитываться перед Роскомнадзором, но с 1 сентября 2022 года наше согласие перестанет что-то значит и требовать его с нас не будет смысла,
- для выдачи пропуска (в том числе одноразового) на территорию или в здание (с 1 сентября 2022 года это становится незаконным, если организация не уведомила Роскомнадзор о сборе персональных данных).
Что такое согласие на обработку персональных данных?
Согласие на обработку ПД – это добровольно принятое вами решение о предоставлении своих данных оператору для обработки в тех целях, которые им определены.
Согласие на обработку ПД должно быть оформлено:
- письменно, если того требует закон (см. выше);
- в остальных случаях закон допускает оформление согласия в любой иной форме, позволяющей подтвердить факт его получения оператором, например проставление галочки напротив текста о предоставлении согласия на сайте при регистрации (☑).
Пункты, которые обязательно должно содержать письменное согласие:
- Ф.И.О., адрес, реквизиты паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
- название организации или Ф.И.О. и адрес оператора;
- цель обработки ПД – вы должны понимать, для чего вы даете согласие на обработку данных; если оператор станет обрабатывать ПД в иных целях, это будет считаться нарушением закона;
- перечень ПД, которые будет обрабатывать оператор;
- информация о лице, которое будет обрабатывать ваши ПД по поручению оператора. Например, работодатель передает ваши данные сторонней организации, которая оказывает бухгалтерские или кадровые услуги, – для этого вы должны предоставить свое согласие;
- перечень действий, которые будет осуществлять оператор, т.е. что конкретно он может делать с ПД: собирать и хранить или собирать, хранить и передавать и т.д.;
- срок, на который выдано согласие;
- способ отзыва согласия;
- подпись.
Блок 1. «Любая информация»
Персональными данными могут считаться любые сведения о субъекте:
- объективные (имя лица, номер телефона, адрес электронной почты);
- субъективные (субъективные оценки, мнения относительно конкретного лица).
На практике субъективные персональные данные активно используются в финансовом секторе (например, банк определяет уровень платежеспособности клиента) или в трудовых отношениях (оценка эффективности работы конкретного работника (KPI).
В то же время необязательно, чтобы информация была правдивой. Если у контролера данных есть возможность идентифицировать лицо по сведениям, которые не соответствуют действительности, они все равно составляют персональные данные по GDPR.
Персональные данные могут быть выражены в форме:
- букв (имя человека);
- цифр (идентификационный код лица);
- графики (рисунок (картина), что позволяет идентифицировать его автора)
- фото (фото в паспорте);
- звука (запись телефонного разговора с работником банка);
- видео (запись с камер видеонаблюдения).
Отзыв согласия на обработку и распространение общедоступных персональных данных
Важнейшее нововведение Федерального закона № 519-ФЗ от 30.12.2020 – это презумпция неправомерности распространения и обработки общедоступных личных сведений третьими лицами. Гражданам, желающим удалить свои персональные данные из общего доступа, больше не придется доказывать неправомерность их обработки третьими лицами.
Теперь обязанность предоставить доказательства законности распространения и обработки общедоступных персональных данных лежит на каждом лице, осуществившем их распространение (п. 2 ст. 10.1 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ).
По новым правилам физлица в любое время вправе обратиться к любому оператору персональных данных с требованием прекратить передачу (распространение, предоставление и доступ) своих общедоступных персональных данных. Обосновывать данное требование не нужно. Оператор персданных обязан удалить персональные данные физлица из общего доступа по факту получения соответствующего требования.
Общедоступные данные по-новому
С 1 марта 2021 года вместо общедоступных данных появилось понятие «персональные данные, разрешенные субъектом персональных данных для распространения» – сведения о субъекте, доступ к которым субъект предоставил неограниченному кругу лиц путем дачи согласия на обработку этих ПД, разрешенных им для распространения в порядке, предусмотренном Законом № 152-ФЗ (ст. 3 Закона № 152-ФЗ).
При этом под распространением персональных данных в новой редакции понимаются действия, направленные на их раскрытие неопределенному кругу лиц.
К сведению: в прежней редакции закона распространением назывались действия, направленные на передачу ПД определенному кругу лиц или на ознакомление с ПД неограниченным кругом лиц, в том числе обнародование в средствах массовой информации, размещение в информационно-телекоммуникационных сетях или предоставление доступа к ПД каким-либо иным способом.
Таким образом, прежде чем разместить для неограниченного круга лиц (на сайте организации, в печатных изданиях, в рекламе и т. д.) персональные данные работника, нужно получить его согласие.
По степени обезличивания ПДн:
| Тип ИСПДн | УЗ |
|---|---|
| Данные обезличиваются при предоставлении пользователю | Высокий |
| Данные обезличиваются исключительно при их передаче в другие организации, при этом пользователю внутри организации предоставляются без обезличивания | Средний |
| Обезличивания данных не происходит, они позволяют идентифицировать субъекта ПДн | Низкий |
Новые штрафы за нарушение правил обработки персональных данных
Неправомерная (без соответствующего согласия) обработка и распространение общедоступных персональных данных, равно как и отказ от их удаления из общего доступа по требованию граждан, влечет для организаций и ИП штрафы по ч. 1 ст. 13.11 КоАП РФ. Эта норма предусматривает для ИП и должностных лиц организаций в размере от 5 000 до 10 000 рублей, а для самих организаций – от 30 000 до 50 000 рублей.
Но уже с 27 марта 2021 года штрафы за совершение вышеуказанных нарушений будут в значительной степени увеличены (Федеральный закон от 24.02.2021 № 19-ФЗ). Так, штраф для ИП и должностных лиц организаций составит от 10 000 до 20 000 рублей, а для организаций – от 60 000 до 100 000 рублей.
Повторное нарушение повлечет взыскание штрафа с должностных лиц организаций в размере от 20 000 до 50 000 рублей, с ИП – в размере от 50 000 до 100 000 рублей, а с организаций – в размере от 100 000 до 300 000 рублей (новая ч. 1.1 ст. 13.11 КоАП РФ).
Одновременно будут увеличены штрафы и за саму обработку персональных данных без получения соответствующего согласия в письменной форме (ч. 2 ст. 13.11 КоАП РФ). Сейчас обработка персональных данных без согласия гражданина грозит физлицам штрафом в размере от 3 000 до 5 000 рублей, должностным лицам – от 10 000 до 20 000 рублей, а организациям – от 15 000 до 75 000 рублей. Такие же штрафы назначаются и за обработку персональных данных с нарушением требований к составу сведений, включаемых в согласие.
С 27 марта обработка персональных данных без разрешения повлечет наложение на физлиц штрафа в размере от 6 000 до 10 000 рублей. Должностным лицам организаций и ИП совершение этих нарушений обойдется штрафом в размере от 20 000 до 40 000 рублей, а организациям – от 30 000 до 150 000 рублей.
Что такое согласие на обработку персональных данных
Вместе с предоставлением необходимых документов при заключении трудового договора подписывается согласие работника на обработку персональных данных работника. Согласно ст. 3 ФЗ №152, к таким данным относятся все сведения о человеке — от имени и фамилии до записей в трудовой книжке.
Персональные данные делятся на 3 категории:
- Общедоступные — основные анкетные данные, включая ФИО, пол, дату и место рождения.
- Биометрические — информация о внешности и некоторых физиологических особенностях, если они определяются визуально.
- Специальные — национальность, вероисповедание, состояние здоровья, судимости, частично — сведения о работе (причины увольнения и др.).
Персональные данные конфиденциальны (за исключением общедоступных), поэтому для их обработки необходимо получать согласие человека.
В обязательном порядке устанавливается срок действия согласия на обработку персональных данных. Моментом его окончания становится либо конкретная дата, либо определенное событие, в том числе отзыв работником своего согласия. Это требование указано в п. 4 ст. 9 ФЗ №152.
Способы обработки персональных данных государственными и муниципальными органами
Закон о персональных данных устанавливает дополнительные требования к способам и методам их обработки для государственных или муниципальных органов. Так, для них могут быть установлены определенные способы обезличивания, затрудняющие определение принадлежности информации тому или иному лицу. Также для них установлено ограничение на любое использование ПДн или обозначение их принадлежности такими способами, которые могли бы оскорбить чувства конкретных лиц или социальных групп. Ни один способ обработки данных государственными органами и учреждениями не должен ограничить права человека.
Любой оператор, будь то частная фирма или государственная организация, определяя, каким способом он будет обрабатывать предоставленные ему персональные данные, должен строго придерживаться установленных законом принципов. Это позволит избежать и неправомерного использования сведений, и привлечения оператора к ответственности.
В каких случаях ПД могут быть обработаны без согласия владельца?
Федеральный Закон 152 «О персональных данных» устанавливает, что оператору ПД не нужно запрашивать согласие у их владельца на обработку соответствующей информации, если она осуществляется:
- в силу положений какого-либо федерального закона;
- для исполнения договора, заключаемого между оператором ПД и их владельцем;
- в целях сбора статистических данных или при проведении научного исследования — но при условии, что ПД будут обезличены;
- в экстренной ситуации, когда это необходимо для оказания помощи владельцу ПД;
- в целях отправки почты;
- для осуществления расчетов между провайдерами и их клиентами, являющимися владельцами ПД;
- в рамках журналистской деятельности;
- в соответствии с законами, регулирующими деятельность государственных и муниципальных служащих.
Что подразумевается под конфиденциальностью персональных данных?
Ответ на этот вопрос содержится в ст. 7 ФЗ-152: «Операторы и иные лица, получившие доступ к персональным данным, обязаны не раскрывать третьим лицам и не распространять персональные данные без согласия субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено федеральным законом».
Ранее законодательство не обязывало получать согласие на обработку ПДн, если человек разместил их в общем доступе в интернете (п. 10 ч. 1 ст. 6 Закона № 152-ФЗ). Теперь эту норму убрали (п. 2 ст. 1 Федерального закона от 30.12.2020 № 519-ФЗ). Любые данные о человеке можно публиковать только с его прямого согласия. Кроме того, поправки коснулись и самого согласия субъекта на обработку персональных данных. Так, в законе сказано «Согласие на обработку персональных данных, разрешенных субъектом персональных данных для распространения, оформляется отдельно от иных согласий субъекта персональных данных на обработку его персональных данных. Оператор обязан обеспечить субъекту персональных данных возможность определить перечень персональных данных по каждой категории персональных данных, указанной в согласии на обработку персональных данных, разрешенных субъектом персональных данных для распространения«. Теперь само согласие (в письменном или электронном виде) должно иметь чёткие формулировки, о каких сведениях субъекта будет идти речь. Формулировка «все персональные данные», используемая ранее для простоты, недопустима. Важно отметить, что после дачи согласия на обработку персональных данных, оператор ПДн не имеет права предоставлять персональные данные для обработки третьим лицам без прямого согласия субъекта.
У меня свой интернет-магазин и я слышал, что надо как-то работать с персональными данными, иначе меня могут оштрафовать. Как мне понять, что менять и как действовать?
Да, действительно могут. Федеральным законом №152 от 27.07.2006 «О защите персональных данных» определены требования по защите персональных данных, а в КОАП РФ предусмотрены серьёзные санкции за нарушение этого закона, которые могут представлять собой штрафы в несколько миллионов для бизнеса.
Чтобы понимать, что нужно защищать, дадим определение персональным данным. Это любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определённому или определяемому физическому лицу. То есть охраняемыми законом будут те персональные данные, которые позволят установить личность. С учётом того, что в интернет-магазинах есть учетные записи с анкетами, которые содержат адрес отправки, получателя, пол, дату рождения, телефон и пр., то подобный вид деятельности однозначно подпадает под требования по защите персональных данных.