Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Личные дела работников: кто должен оформлять». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Форма личной карточки (№ Т-2) утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Применение унифицированной формы необязательно, но именно она позволяет наиболее полно и наглядно раскрыть информацию о сотруднике (информация Минфина России № ПЗ-10/2012).
Оформление личной карточки работника
Личная карточка работника составляется исключительно в форме бумажного документа. Возможность ведения электронных карточек законом не предусмотрена, поскольку работодатель обязан под подпись знакомить работника с записями в карточке (ч. 5 ст. 9 Закона № 402-ФЗ, п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек).
Личная карточка работника заполняется на основании документов, предъявляемых работником при трудоустройстве, и документов, изданных работодателем в отношении этого работника.
Некоторые записи, например о владении работником иностранными языками или о месте его фактического проживания, вносятся в личную карточку со слов работника. Сведения, отраженные в личной карточке, визируются работником и изменяются сотрудником кадровой службы по мере необходимости.
При заполнении п. 5 «Знание иностранного языка» раздела 1 форм рекомендуется указывать степень знания языка: «владею свободно», «читаю и могу объясниться», «читаю и перевожу со словарем».
Стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет, дающий право на другие льготы, установленные в организации, и др.) рассчитывается на основании записей в трудовой книжке или иных подтверждающих соответствующий стаж документов.
При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся соответствующие данные, которые заверяются подписью работника кадровой службы.
Учет и регистрация: внесение иных данных
Порядок учета регламентируется законодательными нормативами в трудовой сфере. Соответственно, хранятся и регистрируются в кадровом отделе в определенном порядке. Для удобства используется журнал, форма которого определяется должностными инструкциями. В момент регистрации в журнале должны вноситься следующие сведения:
- Учетный номер;
- Имя, фамилия и отчество работника;
- Дата постановки на учет;
- Отметка о снятии с учета предприятия.
Моментом постановки на учет организации считается дата фиксации в учетной книге регистрации. В области делопроизводства, в направлении хранения и регистрации дел предусмотрена возможность внесения изменений в папки с личными делами. Подобные перемены должны фиксироваться в момент заключения брака, смены места проживания, повышения квалификации или перевода на рабочее место в другой отдел организации.
Для внесения изменений в кадровый отдел предприятия обращается сам сотрудник, после чего начальник архива призван зафиксировать все изменения. Общий порядок внесения данных определяется соблюдением следующего алгоритма:
- Предоставление заявления персонала с просьбой о внесении перемен в документацию, а также внесение подтверждающей документации. Данные могут быть изменены исключительно при наличии существенных обстоятельств;
- Выдача приказа о необходимости внесения новшества в учетную документацию;
- Регистрация приказа в журнале фиксации приказов, которые распространяются на личный состав;
- Непосредственная фиксация информации.
Таким образом, оформление, регистрация документации, порядок хранения и уничтожения персональных дел предприятий регламентируется государственным законодательством.
Как выдать дело на руки?
При необходимости, человек может получить доступ к своему делу и получить его на руки. Ответственный работник кадровой службы должен оформить этот факт в учётной карточке. Она будет содержать в себе следующую информацию:
- номер личного дела, выданного на руки;
- дата, когда произошла выдача;
- ФИО работника, его должность;
- номер телефона для связи;
- подпись сотрудника, который взял дело на руки;
- дата, когда дело было возвращено в отдел кадров;
- подпись ответственного сотрудника кадровой службы о возврате дела.
На кого заводят личные дела
Однозначно можно ответить на этот вопрос только в отношении государственных служащих: на всех, поскольку того требует закон.
Поскольку для частных предпринимателей ведение личных дел не обязательно, они сами могут решать, на каких сотрудников вести эту документацию, а какие могут обойтись и без такого подробного кадрового учета. Часть руководителей, практикующих эту систему, предпочитает вести личный учет на весь персонал, чтобы систематизировать данные на каждого сотрудника. Но некоторые в целях экономии времени организовывают ведение личных дел только на некоторые категории сотрудников.
Это тоже важно знать:
Как исправить недействительную запись в трудовой: образец внесения изменений
На сотрудников каких должностей обычно заводят личные дела:
- руководящее звено;
- заместители руководителей разных уровней;
- ключевые специалисты;
- сотрудники, несущие материальную ответственность;
- кадровый резерв и др.
Какие документы должны входить в личные дела
Состав каждого личного дела и порядок формирования для предпринимателей не закреплен в законах, но в локальном акте фирмы обязательно должна присутствовать оговорка. Все документы, которые можно отнести к личным делам, условно можно поделить на несколько групп:
- Первичная документация, которая оформляется, когда человек поступает на работу. К этим документам относятся те, которые сдаются сотрудником, когда он устраивается на работу, например, резюме, документы об образовании и квалификации, ксерокопии паспорта, СНИЛСа, ИИН, рекомендации от бывших работодателей, если конечно они имеются, документы о воинском учете, справка об отсутствии судимости, медосмотр, заявление о трудоустройстве, копия приказа, трудовой договор.
- Вторая группа, включает в себя все бумаги, которые появляются в процессе работы. Они указывают на профессиональные достижения работника и его карьерный рост. К таким бумагам, как правило, относят следующие:
- удостоверения, которые указывают на повышение квалификации;
- права водителя;
- свидетельство о браке или разводе, рождения детей;
- должностные инструкции, если заключались дополнительные соглашения, то вкладываются и они;
- договор о материальной ответственности;
- акты по аттестации;
- ксерокопии приказов, которые указывают на внутреннее изменение должности человека, например, когда работник переводится на другую работу;
- дисциплинарные взыскания и поощрения;
- заявление на отпуск.
Учтите, что в законе есть оговорка. Так, указанные сроки не применяют, если действующими перечнями архивных документов для документов по личному составу установлен другой период хранения.
Так, на основании статьи 656
- главы предприятия;
- членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации;
- членов (депутатов) представительных органов всех уровней власти в России;
- сотрудников, которые имеют государственные и иные звания, премии, награды, степени и звания.
Срок хранения личных дел уволенных сотрудников
Как хранить личные дела уволенных сотрудников, работодатель определяет сам в соответствии с требованиями законодательства и устанавливает регламент внутренним нормативным актом. После ухода работника его личное дело передается для дальнейшего хранения в архив предприятия.
Личные дела уволенных сотрудников имеют личные сроки хранения. Сроки определяют по Перечню № 558 и обязательно указывают на обложке досье. Оно, хоть и формируется из разных документов, классифицируется как одна единица хранения. В общем случае все бумаги, подшитые в папку, имеют единый срок хранения.
Если архивного подразделения в организации нет, первое время хранение личных дел уволенных сотрудников продолжает кадровая служба. Сотрудники службы подготавливают дела и передают их в государственный или муниципальный архив.
В таблице показано, сколько хранятся личные дела уволенных сотрудников, в соответствии со строкой 656 Перечня № 558.
Таблица. Срок хранения личных дел уволенных работников
Важно! Личные дела, сформированные в период госслужбы, не являющейся государственной гражданской службой, хранятся 75 лет. Независимо от даты создания.
Хранение личных дел сотрудников в отделе кадров
В отделе кадров должны храниться ЛД только работающих сотрудников. Размещают их в специально отведенном месте, исключающем доступ к ним третьих лиц, а также возможность их хищения или потери. Это должны быть специально оборудованные запирающиеся сейфы (металлические шкафы) или помещения.
В месте хранения дела располагаются в вертикальном положении по порядковым номерам, в алфавитном порядке, по структурным подразделениям и т. д. В хранилище размещается список находящихся в нем ЛД.
Все дела подлежат учету и регистрируются в отдельном журнале. Форма журнала не утверждена, поэтому его можно разработать самостоятельно, с точки зрения функциональности для конкретной организации.
Ежедневно в конце рабочего дня сотрудники кадровых служб проверяют наличие дел в хранилище. Затем шкафы (сейфы) или помещения закрываются и пломбируются. В случае обнаружения отсутствия ЛД ответственным работником принимаются меры по его возвращению или розыску.
Как в свете последних изменений закона об архивном деле определять сроки хранения личных дел?
Не можем дать исчерпывающего ответа. Все профессиональное сообщество ждет соответствующих разъяснений методического характера, причем от Росархива, с которым, очевидно, согласовывался проект Федерального закона от 02.03.2016 № 43-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон “Об архивном деле в Российской Федерации”».
Но пока разъяснений и рекомендаций нет, считаем необходимым строго соблюдать действующие правила архивной работы.
Со дня создания, как предписывает новая статья 22.1 закона об архивном деле, сроки хранения документов никогда не устанавливались в отечественной архивной практике.
См. новость «Сократили срок хранения кадровой документации!», где определение срока хранения упирается в термин «архивный документ»
1. Документы по личному составу (за исключением документов, указанных в части 3 настоящей статьи), созданные до 2003 года, хранятся:
1) в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, выступающих источниками комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами, – в течение 75 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;
2) в государственных и муниципальных архивах, в которые поступают документы по личному составу ликвидированных государственных органов, органов местного самоуправления, государственных, муниципальных и негосударственных организаций, – с даты поступления и до истечения 75 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;
3) в иных организациях – не менее 75 лет со дня создания.
Порядок ведения личных дел
Личное дело (ЛД) — это совокупность документов, относящихся к одному работнику и содержащих сведения о его трудовой (служебной) деятельности и стаже.
В бюджетных организациях, как правило, ЛД ведутся на всех сотрудников. Однако возможно выборочное их ведение, например, только на руководящий состав, материально ответственных лиц и т. д. Под ведением понимается:
- своевременное внесение записей обо всех изменениях: анкетно-биографических сведений, должностного положения и др.;
- приобщение поступающих материалов и их изъятие;
- выдача материалов дела, заверение копий;
- ведение внутренней описи;
- периодическая проверка состояния дел;
- закрытие и подготовка к передаче в архив и т. д.
Порядок ведения и перечень документов, приобщаемых к ЛД, утверждается локальным нормативным актом.
Сроки хранения документов
Наводя порядок в кадровой документации организации, с большой осторожностью относитесь к уничтожению документов по личному составу. Согласно пункту 1 статьи 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» «организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения», установленных законодательством.
Сроки хранения документов определены в Перечне типовых управленческих документов, сопровождающих деятельность организаций с указанием сроков хранения, утвержденном Росархивом 06.10.2000 (далее — Перечень). Перечень предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение управленческих типовых документов, то есть общих для всех или большинства организаций (в том числе негосударственных). Сроки хранения кадровых документов представлены в таблице на с. 89.
В разделе 8.1 Перечня приведены сроки хранения документов, связанных с приемом, перемещением и увольнением работников. Так, трудовые договоры, приказы о приеме, переводе, увольнении, личные карточки формы № Т-2, лицевые счета работников, личные дела и регистрационные формы к указанным документам имеют срок хранения 75 лет. Невостребованные трудовые книжки, книга учета трудовых книжек и вкладышей к ним хранятся 50 лет. Сроки хранения документов по личному составу устанавливаются Перечнем типовых управленческих документов, сопровождающих деятельность организаций, с указанием сроков хранения. Все указанные документы должны обязательно сдаваться в архив. Личные дела уволенных сотрудников передаются на архивное хранение на 75 лет. Личные дела руководителей предприятия хранятся постоянно.
Временные сроки хранения применяются всеми организациями без исключения, а постоянные теми государственными и муниципальными учреждениями, документы которых поступают на хранение в соответствующие архивы, а также негосударственными организациями, с которыми заключены соглашения, то есть источниками комплектования архивов.
Личное дело начинает формироваться с момента трудоустройства. На сотрудника заводится отдельная папка. На титульном листе указываются название организации, номер дела, Ф.И.О. сотрудника, даты начала и окончания ведения, количество листов, срок хранения.
Все документы в деле размещаются в хронологическом порядке. Документы, оформляемые при приеме на работу, чаще всего располагаются следующим образом:
- анкета (если ведется);
- заявление о приеме на работу (по закону, оно вообще не требуется, но некоторые работодатели по старинке просят своих работников писать такие заявления);
- копия приказа о приеме на работу (оригинал, как правило, хранят отдельно в номенклатурной папке);
- второй экземпляр трудового договора;
- заверенные соответствующим образом копии документов: паспорта, СНИЛС, ИНН, военного билета (приписного удостоверения) и т. д (вообще, какие копии хранить и зачем, определяет работодатель сам, но обработка персональных данных должна ограничиваться достижением конкретных, заранее определенных и законных целей, так сказано в статье 5 Закона о персональных данных).
В период работы в организации дело пополняется другими материалами, связанными с выполнением трудовой деятельности: приказами (копиями) о переводе, поощрении, дисциплинарных взысканиях; договорами материальной ответственности, дополнительными соглашениями, документами по аттестации, о повышении квалификации и др.
Непременным приложением к делу является внутренняя опись — это, по сути, список всех бумаг, приобщенных к делу. В ней также фиксируется информация об изъятии либо замене каких-либо документов. Опись составляется по установленной форме, которая приведена в приложении 10 Основных правил работы архивов организаций, одобренных Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.
Как оформить, хранить и уничтожить личное дело сотрудника
Срок хранения бухгалтерских документов
Сроки хранения личных дел уволенных работников
Сколько хранить документы после ликвидации ООО
Архивная справка: образец
Акт уничтожения документов с истекшим сроком хранения
Действующее законодательство устанавливает для хозяйствующих субъектов обязанность хранения большинства «бумажных» документов, образующихся по ходу деятельности. При этом для каждого вида документов утверждаются свои сроки хранения, порой довольно длительные. Рассмотрим новые сроки хранения документов, таблицы по ним, а также расскажем, какие санкции грозят за нарушение правил их хранения.
Несоблюдение сроков хранения документов бухучета и «первички» может обернуться для компании немалыми штрафами, поскольку документ, уничтоженный раньше установленного срока, невозможно предоставить инспекторам в случае налоговой проверки.
Приведем сроки хранения первичных документов в таблице вместе со сроками для бухгалтерской документации.
Перечень документов в личном деле сотрудника
Перечень документов в личном деле сотрудника — это список обязательной документации, связанной с трудовой деятельностью, которая хранится в отделе кадров.
Во многих организациях кадровики ведут личные дела сотрудников; какие документы необходимы, они не всегда знают. И это неудивительно, ведь Закон не обязывает заводить их в принципе. Значит, это инициатива отдела по работе с персоналом. И, на первый взгляд, его сотрудники сами решают, какие бумаги запрашивать.
Но такое мнение ошибочно. Кадровик обязан знать, какие документы можно хранить в личном деле работника с 01.01.2019. Точнее, Роструд дал разъяснения еще в отчете за второй квартал 2017 года. Но на практике все еще нередки нарушения, и чтобы организация избежала штрафа, проверьте состав хранимой документации.
Когда обработка персональных данных после увольнения сотрудника может осуществляться без письменного согласия?
В действующих нормативно-правовых актах, касающихся совершения операций с ПДн, прописана возможность использования и сохранения конфиденциальных сведений и без согласия субъекта. Подобное хранение персональных данных уволенных сотрудников не является нарушением, если:
- информация необходима для ведения бухгалтерского учета в соответствии с требованиями ФЗ-129, где прописана необходимость сохранять отчетность по правилам организации архивной деятельности, но не меньше, чем в течение 5 лет;
- речь идет о выполнении нормативов Налогового Кодекса РФ, а именно — обеспечения сохранности сведений, используемых при перечислении, исчислении и удержании налоговых отчислений, на протяжении минимум 4 лет.
Особенности оформления личных дел сотрудников
- Автобиография, анкета;
- Трудовой договор, заключенный с работником при приеме на работу;
- Должностная инструкция, с которой новый сотрудник должен ознакомиться до начала своей трудовой деятельности;
- Документы об образовании (копии дипломов, свидетельств и прочих документах);
- Заявление о приеме на работу, написанное лично новым работником (здесь можно скачать образец заявления);
- Личный листок по учету кадров и к нему дополнение;
- Документы о присвоенных человека званиях, степенях (если есть);
- Характеристики с иных мест работы, а также впоследствии и с данного места работы (как составить характеристику смотрите в этой статье);
- Рекомендательные письма;
- Заявления на отпуск и впоследствии на заявление на увольнение;
- Аттестационные листы;
- Если сотрудник в процессе работы переводился на другую должность, в другое подразделение, то выписки из приказов на перевод также включаются в данный раздел личного дела.
Срок хранения личных дел сотрудников зависит от того, какую должность он занимал. Для рядовых работников срок хранения составляет 75 лет, храниться папки могут в архиве, либо передаваться вместе с сотрудником со старого места работы на новое. Дела руководителей и работников, удостоенных государственных наград и премий, хранятся постоянно. Хранение личных дел должно быть организовано должным образом. Прежде всего, все папки должны быть отсортированы по подразделениям, а внутри подразделений по порядковым номерам.