Генеральный директор и главный бухгалтер. Кто за что отвечает

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Генеральный директор и главный бухгалтер. Кто за что отвечает». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

В соответствии с действующим законодательством, обслуживающие организации не могут уплачивать штрафы за компании, заказывающие у них ведение бухгалтерского учета. Но заказчик может себе обеспечить возмещение убытков, предусмотрев соответствующий пункт в договоре на бухгалтерское обслуживание. В договоре должна быть прописана ответственность исполнителя за выполнение ряда операций, и тогда в случае возникновения проблем с налоговой службой у предпринимателя будет основание предъявить претензии обслуживающей компании.

Действующее законодательство не дает однозначных ответов ни на один из следующих вопросов:

• Можно ли разделить ответственность за организацию и ведение бухгалтерского учета (за исключением субсидиарной ответственности по делам о банкротстве)?
• Какова ответственность руководителя организации за ведение бухгалтерского учета?

Для их решения главным ориентиром служит лишь судебная практика.

Так, руководителя наверняка привлекут к ответственности при отсутствии у суда доказательств, что:

• бухгалтерский учет в компании вело лицо, соответствующее требованиям законодательства (Постановление Верховного Суда РФ от 25.12.2018 N 127-АД18-5);
• руководитель организовал хранение бухгалтерских документов (Определение Верховного Суда РФ от 03.07.2018 N 307-ЭС18-8193 по делу N А56-71346/2013);
• бухгалтер имел доступ к ключам от банк-клиента (Постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 12.11.2015 № А05-11992/2012).

Отметим, что ответственность не минует и бывшего руководителя компании (Постановление Арбитражного суда Дальневосточного округа от 11.01.2019 N Ф03-5750/2018 по делу N А51-8910/2016). До сих пор суды применяют постановление Пленума ВС РФ от 24.10.2006 № 18 о разграничении ответственности. Суд признал объективность разности таких трудовых обязанностей, как:

• организация учета (руководитель);
• корректное ведение учета (бухгалтер).

Поскольку результатом выполнения (не выполнения) указанных обязанностей может стать один и тот же результат, обозначенные работники компании могут нести совместную ответственность за:

• ошибки в бухучете;
• правовые последствия учетных ошибок.

Бухгалтерский учет позволяет формировать полную картину динамики деятельности организации и данных об имущественном состоянии. Эти данные необходимы не только для констатации фактов и отчетности налоговой, ведь с их помощью можно строить прогнозы на будущее. Исходя из этого, бухучет помогает в решении следующих задач управляющего бизнесом и владельца:

• определение резервов всевозможных имущественных активов компании для поддержания ее устойчивого финансового состояния;
• регулярная и актуальная подача руководству объективной, структурированной и точной экономической информации;
• минимизация рисков, которые могут привести к негативному исходу хозяйственной деятельности;
• реализация контролирующей функции (как со стороны государства, так и со стороны прочих внешних контрагентов).

Из кого состоит отдел бухгалтерии

Здесь я не буду рассматривать отдельные подразделения, подчиненные бухгалтерии – финансовый и HR (кадровый) отдел. В разрезе проблематики работы с бухгалтерией эти отделы вызывают наименьшее число проблем.

Финансовый отдел занимается строго движением средств, и взаимодействие с ним редко вызывает вопросы. Часто разработчики и технические специалисты с ним вообще не пересекаются.

Отдел кадров, хоть и относится к бухгалтерии, но является, по сути, отдельным подразделением с собственными системами автоматизации учета и другими особенностями. HR скорее относится к управленческому учету.

Основной состав бухгалтерии делится на два разновесных субъекта:

1. Главный бухгалтер.
2. Рядовой состав бухгалтерии

Итак, главный бухгалтер – это руководитель, на котором лежит ответственность не только перед руководством компании, но и перед государством. Исходя из этого, главные бухгалтера строят обычно работу на основе таких подходов:

1. Так как главный бухгалтер несет личную ответственность за отчетность, а отчетность формируется на основе первичных документов, которыми занимается отдел продаж, значит, главный бухгалтер имеет полное право контролировать работу отдела продаж и оказывать давление в случае, если с документами возникают сложности.
   Я лично видел крупные компании с большими оборотами и числом клиентов, где весь отдел продаж работает в 1С.Бухгалтерии. Без использования любых других программных систем или даже конфигураций 1С. Это означает, что бухгалтер настолько боится нарушений в документообороте, что сумел убедить руководство пользоваться только 1С.Бухгалтерией. Хотя для продаж и управленческой аналитики это далеко не лучшее решение.
2. Главный бухгалтер на какой-то из этапов работы с документами назначает своего человека, т.е. одного из бухгалтеров. И уже сотрудник бухгалтерии контролирует правильность текущего первичного документооборота.
   Например, коммерческое предложение и внутренние документы (резервирование товара, заказ клиента) создаются в отделе продаж с использованием любых удобных систем. Но счет-фактуру, расходные товарные, транспортные, налоговые документы, акты выполненных работ и другие подобные документы имеет право выписывать только сотрудник бухгалтерии.

Основной минус первого варианта – весь учет в компании концентрируется вокруг интересов бухгалтерского учета. Используются системы автоматизации, предназначенные, прежде всего, для бухгалтерии и отчетности перед государством. В итоге, компания теряет в управленческом учете.

В программах для бухучета нет разделения на «Лиды» и «клиентов», не предусмотрены документы типа «заказ поставщику», «запрос (заказ) покупателя» или «коммерческое предложение». В результате невозможно отслеживать все этапы работы с клиентами, невозможно формировать отчетность во многих важных для анализа эффективности работы отчетов и т.д.

Второй вариант также имеет свои недостатки:

1. Размывается ответственность. Бухгалтер, занятый выпиской определенных документов, часто не успевает за действиями менеджеров по продажам. В итоге, он просто «закрывает глаза» на то, что продавцы сами формируют и отправляют необходимую документацию. И тогда этот специалист оказывается «лишним звеном». Проверить всю документацию, которую ежедневно формирует целый штат продавцов один бухгалтер просто не в состоянии. И в случае ошибок, он оказывается «виноватым без вины». Руководство об этом догадывается. И выявить виновника сбоя и связанных с ним убытков становится крайне сложно.
2. Бюрократические проволочки и упущенная прибыль. Если бухгалтер проявляет ответственность, возникают задержки и сложности с отправкой покупателю счетов на оплату и других первичных документов. Клиент работал с отделом продаж или сервисным центром, и вдруг ему нужно ждать, пока бухгалтерия выпишет счет. А бухгалтер может оказаться загружен другими запросами и документами. Снижается скорость работы и уровень сервиса, т.е. компания теряет (упускает) прибыль.

Кто отвечает за бухучет, если процесс передан в специализированную компанию?

При полном бухгалтерском аутсорсинге исполнитель будет нести ответственность за:

• наличие ошибок в отчетности;
• несоблюдение сроков подготовки и сдачи бухгалтерской документации в контролирующие ведомства;
• недостоверное отражение фактов хозяйственной жизни.

Наказания за применение схем с фирмами-однодневками для уменьшения налогов

Если ФНС по результатам налоговой проверки выносит решение о привлечении компании к ответственности по п.1 ст.122 НК РФ, но компания не гасит недоимку добровольно, то налоговики выставляют требование. А если и требование не исполнено — у контролирующих органов появляется право взыскать налоги за счет средств на счетах и другого имущества должника по ст. 46 и 47 НК РФ. Санкции за сокрытие имущества от взыскания в этом случае предусмотрены ст. 199.2 УК РФ.

Нередко незаконная налоговая стратегия связана с использованием различных схем при участии фирм-однодневок, что является незаконным. Если будет доказано участие в организации схемы, то бухгалтеру может грозить наказание по следующим уголовным статьям:

• ст. 327 УК РФ предусматривает наказание за подделку документов;

• ст. 174 и 174.1 УК РФ предусматривают санкции за легализацию (отмывание) денежных средств и имущества, приобретенных преступным путем.

Помимо описанных выше двух статей, директора компании могут привлечь к уголовной ответственности за участие в организации схемы еще по 2 статьям:

• ст. 171 УК РФ предусматривает наказание за незаконное предпринимательство;

• ст 172 УК РФ предусматривает санкции за осуществление банковской деятельности без регистрации или без специального разрешения, лицензии.

Максимальный штраф по всем перечисленным уголовным статьям может достигать 2 млн. руб., а срок лишения свободы — 7 лет.

Дисциплинарная и материальная ответственность главного бухгалтера.

Возможность наступления материальной и дисциплинарной ответственности, как правило, указывается в тексте трудового договора с работодателем. Данные правила распространяются на каждого сотрудника в организации, а также на главного бухгалтера. Если должностное лицо совершило дисциплинарный проступок или нанесло ущерб предприятию, то руководство имеет все основания для применения соответствующего наказания.

В качестве дисциплинарных мер на основании 192 статьи ТК могут применятся:

• Замечания;
• Выговоры;
• Увольнения;
• Иные наказания;

Привлечь главного бухгалтера к материальной ответственности работодатель вправе на основании 238 статьи ТК для возмещения полученного от этого сотрудника прямого ущерба компании. Мат ответственность назначается в размере среднемесячной зарплаты главбуха, если иные условия не оговариваются законодательством.

Дисциплинарная ответственность

В общем случае дисциплинарная ответственность налагается на руководителя и главного бухгалтера на общих основаниях с остальными работниками, то есть за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей, возложенных на них трудовым договором.

В соответствии со ст. 192 ТК РФ за совершение дисциплинарного проступка, то есть неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей, работодатель имеет право применить следующие дисциплинарные взыскания:

• замечание;

• выговор;

• увольнение по соответствующим основаниям.

Дисциплинарная ответственность

При невыполнении или некачественном выполнении главбухом обязанностей, которые зафиксированы в трудовом договоре, начальник может применить к специалисту дисциплинарные взыскания в форме замечания, выговора или увольнения. Выбранный вид взыскания должен быть соразмерным тяжести проступка. Оспорить дисциплинарное взыскание работник может через судебные органы. Довольно часто случается, что работодателю нелегко доказать правомерность своих действий.

Дисциплинарное взыскание налагается лишь тогда, когда должностное лицо не исполнило обязательств, которые были возложены на него контрактом и должностной инструкцией. Если же, например, главный бухгалтер не исполнил задание начальника, не относящееся к его прямым обязанностям, судебные органы признают примененное наказание неправомерным, а работодатель должен будет компенсировать моральный ущерб, который он причинил сотруднику.

Далее, директор должен убедить суд не только в существовании случая нарушения, но и в том, что оно случилось по вине главбуха. Без этого дисциплинарное взыскание будет признано судом недействительным. К примеру, судебным решением был отменен выговор, данный главному бухгалтеру за неверное исчисление обязательных страховых взносов, поскольку оказалось, что сотрудник не был обеспечен ни бухгалтерской программой, ни справочниками, ни доступом в Интернет. Суд посчитал, что работник не имел возможности получать актуальную информацию об изменениях в законодательстве.

Кроме того, наказание за проступок должно последовать не позднее 6 месяцев со дня его совершения. Например, суд может согласиться с правомерностью выговора должностному лицу, не подавшему в контролирующие органы отчетность по земельному налогу своевременно. При этом наказание может быть отменено ввиду окончания 6-месячного срока.

Главный бухгалтер может понести наказание не только за неисполнение (некачественное исполнение) прямых обязанностей, но и за управленческий промах, вызвавший причинение убытка для организации. Однако надо понимать, что если согласно оформленному трудовому контракту специалист отвечает лишь за учет и отчетность, то для наказания за такое нарушение у суда не будет никаких правовых оснований.

На практике случается, например, что в трудовом договоре главбуха не зафиксирована обязанность производить расчеты с контрагентами, но он это делает. Главбух может это делать, если на документации поставщика проставлена виза начальника «к оплате». В противном случае он может быть наказан за перечисление денег без разрешения начальника.

Общая информация об организации и ведении учетной работы

В соответствии со ст. 7 ФЗ № 402 от 06.12.2011г., уместно выделить такие положения:

• ответственность за организацию бухгалтерского учета несет управленец компании;
• ответственность за реализацию фактической учетной работы несет главный бухгалтер, либо субъекты, которые в конкретной компании исполняют функции данного работника.

Управленец вправе наладить и поддерживать на своем предприятии систему бухгалтерского учета в соответствии с таким алгоритмом:

• создать бухгалтерское подразделение с определенным количеством сотрудников, которое возглавит главный бухгалтер;
• распределить обязанности в контексте бухгалтерии между представителями сторонних организаций, например, нанять специалиста с командой для ведения всех бухгалтерских дел компании;
• назначить одного ответственного субъекта за весь бухучет в компании. Важно, чтобы данный сотрудник имел необходимое образование, опыт и квалификацию;
• осуществлять все функции бухгалтера самостоятельно.

Первые два варианта зачастую применяются управленцами крупного бизнеса, а последние два – среднего и малого.

Для успешных результатов деятельности, функционирующий бухгалтер должен:

• формировать информацию и документацию касательно действующей на предприятии учетной системы, а также контролировать движение сведений до пользователей без каких-либо корректировок и искажений;
• распределять обязанности внутри бухгалтерского подразделения, между сторонними исполнителями, а также осуществлять надзор и контроль за работой подчиненных;
• формировать бланки документации, которые не регламентируются законодательством, подводя формы бумаг под локальные требования компании;
• субъект должен уметь использовать современные технические средства, облегчающие и упрощающие работу бухгалтера и передачу информации между отделами компании и пользователями;
• быть информированным о состоянии современного законодательства, иметь представление о сложившейся учетной практике в контексте своей профессиональной компетенции;
• анализировать получаемую информацию и т.д.

Кто и как проводит инструктаж работников подрядчика по охране труда?

В работе с подрядными организациями существует два вида инструктажа: вводный (ознакомительный) и инструктаж по охране труда.

В первом случае происходит ознакомление подрядчика с:

• порядком выполнения работ и требованиями к их качеству и технике безопасности,
• с правами и обязанностями сотрудников подрядной организации,
• обсуждение всех деталей, которые необходимо будет учитывать.

Ознакомительный инструктаж проводит заказчик. При этом оговариваются все опасности и возможные риски при проведении работ. Перед инструктажем обязательно проверяется наличие у работников удостоверения с непросроченными группами по электробезопасности и другими необходимыми допусками.

Кроме того, подрядчик должен предоставить сопроводительное письмо, в котором указаны права работников, а именно:

• кто имеет право быть ответственным руководителем;
• кто из работников назначен производителем работ;
• какие допуски имеют конкретные сотрудники.

Различные нюансы нужно обязательно задокументировать. Но следует помнить, что они не должны быть отступлениями от межотраслевых правил. Данный вопрос можно решить следующим образом:

• разработать памятку об опасностях и рисках для подрядной организации и мерах управления;
• при оформлении акта-допуска или наряда-допуска обязательно проводить инструктаж по памятке руководителя подрядчика (производителя работ);
• взять письменное обязательство подрядчика о проведении инструктажа по этой памятке всех работников, прибывающих на территорию заказчика;
• для предприятий с пропускной системой инструктаж совместить с выдачей пропуска на территорию;
• оформить журнал ознакомления, в котором расписываются все работники подрядчика.

Во втором случае происходит инструктаж по охране труда работников подрядчика. Этим занимается непосредственно подрядчик. Инструктаж проводится в обычном порядке.

Что такое налоговый учет, кто его ведет и от чего он зависит?

Налоговый учет — это отдельный вид учета, призванный систематизировать информацию из первичных документов для определения суммы того или иного налога. Осуществляют налоговый учет в основном работники бухгалтерии, хотя в крупных компаниях для этого предусмотрены специальные отделы, службы и даже департаменты — все зависит от масштаба компании, видов уплачиваемых налогов и ряда других факторов (количества и разнообразия объектов налогообложения, их географического расположения и др.).

Объем информации, содержащийся в регистрах налогового учета и необходимый для расчета налогов, зависит от многих факторов. К примеру, для расчета транспортного налога недостаточно иметь перечень транспортных средств, которые зарегистрированы компанией в органах ГИБДД или Ростехнадзоре. Правильный расчет невозможно произвести без данных о мощности двигателя, дате постановки на учет или снятия с него. Кроме того, не обойтись без знания Налогового кодекса (в части порядка расчета налога) и регионального законодательства (по вопросам налоговых ставок, льгот, сроков отчетности и др.).

Права и обязанности главного бухгалтера по закону № 402-ФЗ

Давайте сначала поговорим о правах главного бухгалтера, человека, который занимает достаточно высокий пост в любой компании.

Вообще, основные трудовые права любого работника любой организации контролируются ТК РФ, а права именно работника как специалиста прописываются в его должностной инструкции. Что же можно указать, формируя такую инструкцию для главного бухгалтера? Например, следующее:

1. Главный бухгалтер имеет право:

• представлять интересы бухгалтерии организации, выступая в других структурных подразделениях, перед компаниями-контрагентами;
• запрашивать нужные документы и информацию от других специалистов компании;
• вносить на рассмотрение директора различные финансовые планы, структуру бухгалтерии, предложения о поощрении работников или материальном взыскании;
• взаимодействовать с другими структурными подразделениями в части, необходимой для выполнения своих обязанностей.

1. По доверенности главному бухгалтеру могут быть переданы права на представление интересов компании в налоговых и других проверяющих структурах.

Можно еще добавить, что помимо основных профессиональных трудовых функций главный бухгалтер, как правило, сам выбирает работников своего отдела, может регулировать поиск аудиторской компании для проверки предприятия, в оговоренных рамках самостоятельно принимать решения, влияющие на финансовые показатели компании и т. п.

Для определения круга обязанностей главбуха нужно смотреть не только закон о бухучете, но и профстандарт. Действующий стандарт «Бухгалтер», утв. приказом Минтруда от 21.02.2019 № 103н. О нем мы писали здесь.

Конечно, по сравнению с правами, круг обязанностей руководителя бухгалтерии гораздо объемнее. Рассмотрим его подробно, можно даже разделить все обязанности главного бухгалтера на несколько групп.

1. Финансовая группа

• Главное, что делает главбух, — ведет бухучет финансовой и хозяйственной деятельности компании, осуществляет контроль над собственностью предприятия.
• Формирует учетную политику компании в соответствии с действующим законодательством, включая разработку плана счетов, форм первички и т. п.
• Организует учет имущества, поступающего в компанию, учет хозяйственных операций, совершаемых в компании.
• Организует и контролирует учет издержек предприятия, реализацию продукции.
• Формирует полную и достоверную бухгалтерскую отчетность, по запросу предоставляет данные об имущественном положении компании, доходах и расходах предприятия.
• Контролирует соблюдение налогового законодательства и формирование налоговой отчетности по правилам, соответствующим НК РФ.
• Контролирует правильное начисление и уплату налогов, социальных взносов, административных платежей в государственные бюджетные и внебюджетные фонды.
• Обеспечивает составление баланса и оперативных сводных отчетов о доходах/расходах средств, об использовании бюджета, другой статистической отчетности, представление их в установленном порядке в соответствующие органы.

1. Управляющие функции

• Контролирует должностные инструкции своих подчиненных.
• Оказывает методическую помощь работникам подразделений предприятия по вопросам бухгалтерского учета, контроля, отчетности и экономического анализа.
• Сообщает директору предприятия обо всех выявленных недостатках в работе бухгалтерии предприятия, структурных подразделений с обязательным объяснением причин их возникновения, а также предложением способов их устранения.
• Руководит работниками бухгалтерии организации.

1. Часть работы по контроллингу

• Принимает меры по предупреждению недостач, бесконтрольного расходования денежных средств, нарушений действующего законодательства.
• Отвечает за проведение инвентаризации основных средств, ТМЦ и денежных средств.

1. Аналитическая часть работы

• Принимает участие в экономическом анализе деятельности компании.
• Может принимать участие в финансовом планировании деятельности организации.

Когда применение упрощенного бухучета для субъектов малого бизнеса недоступно?

Недоступным для применения упрощенный бухучет становится в том случае, когда обязательные условия ст. 4 не соблюдаются. Рассмотрим эти условия подробнее.

Чтобы признать СМП хозяйственное общество или партнерство, должно выполняться хотя бы одно из нижеперечисленных требований:

• должно соблюдаться правило «25 и 49»: суммарная доля участия государства, благотворительных и иных фондов в уставном капитале ООО не может превышать 25%, а суммарная доля участия иностранных юридических лиц и (или) не являющихся СМП юридических лиц не может превышать 49%;
• должно выполняться условие о «высокотехнологичных» акциях: акции ПАО (акционерного общества, акции которого обращаются на организованном рынке ценных бумаг) должны быть отнесены к акциям инновационного (высокотехнологичного) сектора экономики — порядок такой классификации устанавливается Правительством России;
• коммерсант является «внедренческой фирмой»: применяет практически результаты интеллектуальной деятельности (программы для ЭВМ, базы данных и др.), исключительные права на которые принадлежат учредителям этих обществ — бюджетным или автономным научным (или образовательным) учреждениям;
• субъект должен обладать статусом «сколковца» (являться участником этого проекта);
• в наличии учредитель — юридическое лицо, входящее в утвержденный Правительством России спецсписок (поддержка инновационной научно-технической деятельности).

Недоступным статус СМП будет и в том случае, если, выполнив одно из вышеуказанных условий, коммерсант превысит показатель Чср (среднесписочную численность работников за предыдущий год).

Закон № 209-ФЗ устанавливает следующие «среднесписочные» ограничения:

• для средних фирм и ИП показатель Чср находится в диапазоне от 101 до 250 чел.;
• для малых компаний Чср до 100 чел.;
• для микрофирм Чср до 15 чел.

Однако выполнение вышеуказанных условий и числовых ограничений тоже не является достаточным для получения статуса СМП. Еще об одном ограничительном пороге расскажем в следующем разделе.

Какую ответственность несет бухгалтер в 2017 – 2018 году

Бухгалтер может понести ответственность перед работодателем и перед государством. Перед первым она имеет дисциплинарный или материальный характер, перед вторым – уголовный или административный:

1. дисциплинарная – наступает перед работодателем за нарушения ТК РФ (неисполнение обязанностей, нарушение дисциплины);
2. материальная – наступает перед работодателем за нанесение ущерба;
3. административная – наступает по ст.2.4 КоАП РФ при ненадлежащем исполнении обязанностей, если это будет доказано с одновременным соблюдением сроков исковой давности – штрафы от 300 до 5000 руб. за различные правонарушения;
4. уголовная – по ст.199 и 199.1 УК РФ за уклонение от перечисления налоговых сумм, за невыполнение функций налогового агента.

Какую роль играет учет

Каждая компания стремится получать максимальную прибыль. Но добиться наилучшего результата невозможно без эффективного и понятного распределения финансовых потоков. С этой целью формируют специальную систему, которая обеспечивает точный учет хозяйственных операций, фиксацию денежных потоков и товарно-материальных ценностей.

Результаты правильной организации бухгалтерского учета таковы:

• оптимизация расходов;
• контроль денежных потоков компании;
• извлечение максимальной эффективности при распределении средств;
• проще анализировать отчетность.

Вести бухгалтерский учет обязаны все виды хозяйствующих субъектов, за исключением коммерсантов. Они учитывают доходы и расходы несколько иными методами, которые предусмотрены законом.

Также см. «Профстандарт бухгалтера: как и зачем его применять».

Похожие записи:

• Учет и списание спецодежды в 1С 8.3 — пошаговая инструкция
• Налоговый вычет на ребенка: как получить
• Изменения в закон о тишине в 2023 году