Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Что нужно знать о кадровом делопроизводстве». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Нет законом предусмотренного обязательного единого органа, который брал бы на себя всю ответственность. На деле обязанности возлагаются на лицо или отдел в зависимости от того, каков объем предприятия. Начнем с примера самого скромного дела – ИП. В таком случае обычно руководитель сам приводит отбор на место, руководит каждым рабочим и, когда приходит на то время или обстоятельства, рассчитывает его. Иногда такая задача может быть возложена на помощника.
Ответственность за отсутствие кадрового делопроизводства
|
Нарушение |
Штраф на должностное лицо |
Санкции на организацию |
|
Нет перечисленного пакета документов, не ведется учет, не хранятся бумаги – первое предупреждение |
От 1 000 до 5 000 рублей |
От 30 до 50 тыс.руб. |
|
Аналогичный проступок во второй раз |
От 10 000 до 20 000 рублей |
От 50 до 70 тыс.руб. |
|
Персональные данные работника обрабатываются без его письменного согласия |
От 10 000 до 20 000 рублей |
От 15 до 75 тыс.руб. |
Кадровое делопроизводство – это отрасль деятельности, документирующая трудовые отношения. Кадровая документация фиксирует информацию о наличии и движении персонала, в результате все кадровые процедуры приобретают документальное оформление (например, прием, перевод, поощрение, применение дисциплинарного взыскания, командировка, отпуск, увольнение и др.).
Любой кадровый документ фиксирует юридически значимые факты, которые являются основанием совокупности корреспондирующих друг другу прав и обязанностей работника и работодателя.
Большинство кадровых документов содержит информацию, обладающую высокой социальной значимостью. Поэтому отношение к работе с такими документами должно быть чрезвычайно серьезным. Поскольку от правильности заполнения кадровых документов зависит подтверждение определенных юридических фактов, на основе которых возникают те или иные права работника.
Ведение кадрового делопроизводства позволяет эффективно решить сразу несколько задач:
• документально оформить трудовые отношения, формализовать кадровые процедуры у конкретного работодателя;
• построить стройную систему управления персоналом, отвечающую стратегическим задачам руководства;
• регламентировать взаимоотношения работника и работодателя;
• создать организационно-правовые основы трудовой деятельности как для работников, так и для работодателя;
• разрешить трудовые споры.
По основным кадровым процедурам различают следующие виды кадровых документов.
1. Документация по приему на работу:
• заявление о приеме на работу;
• контракт о назначении на должность;
• приказ о приеме на работу;
• протокол общего собрания трудового коллектива о приеме на работу.
2. Документация по переводу на другую работу:
• заявление о переводе на другую работу;
• представление о переводе на другую работу;
• приказ о переводе на другую работу.
3. Документация по увольнению с работы:
• заявление об увольнении;
• приказ об увольнении;
• протокол общего собрания трудового коллектива об увольнении.
4. Документация по оформлению отпусков:
• график отпусков;
• заявление о предоставлении отпуска;
• приказ о предоставлении отпуска.
5. Документация по оформлению поощрений:
• представление о поощрении;
• приказ о поощрении;
• протокол общего собрания трудового коллектива о поощрении.
6. Документация по оформлению дисциплинарных взысканий:
• докладная записка о нарушении трудовой дисциплины;
• объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины;
• приказ о наложении дисциплинарного взыскания;
• протокол общего собрания трудового коллектива о наложении дисциплинарного взыскания.
Исходя из основных управленческих задач, комплекс кадровых документов можно также представить в виде системы, включающей в себя следующие, связанные единством происхождения и различающиеся по функциональному назначению группы (подсистемы) документов.
1. Организационно-правовая документация:
• правила внутреннего трудового распорядка;
• штатное расписание;
• положение о структурном подразделении;
• график отпусков;
• должностные инструкции.
2. Персональная документация:
• трудовая книжка;
• личное дело;
• личная карточка работника.
3. Договорная документация:
• коллективный договор (соглашение);
• трудовой договор.
4. Распорядительная документация:
• приказы по личному составу.
5. Учетная кадровая документация:
• учетные формы (книги, журналы и др.) кадровой документации;
• документация по учету рабочего времени и расчетов с персоналом.
6. Информационно-справочная документация.
Причем к локальным нормативно-правовым актам относятся:
• правила внутреннего трудового распорядка;
• коллективный договор;
• штатное расписание;
• положение о должностной инструкции;
• положение о защите персональных данных работников;
• положение по оплате труда;
• положения о структурных подразделениях и др.
Состав документов кадровой службы в реальности значительно шире, он включает переписку с другими сторонними организациями, контролирующими организациями, отчетную, плановую документацию, а также значительный объем нормативной и нормативно-справочной документации.
Нормативная и нормативно-справочная документация регламентирует единообразную практику применения норм права и является правовой основой деятельности кадровой службы.
В научных, научно-исследовательских, научно-производственных, образовательных и других учреждениях и организациях, осуществляющих деятельность в сфере образования, науки и технологии, для учета научных работников применяется учетная карточка научного, научно-педагогического работника (форма № Т-4), утвержденная постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1.
Данная форма заполняется работником кадровой службы на основании диплома доктора наук и кандидата наук, аттестата доцента и профессора, прочих документов, а также сведений, сообщенных о себе работником. В ней отражают сведения, которые необходимы для исчисления стажа педагогической работы, надбавок, льгот и т. д.
Рассмотрим порядок заполнения карточки (форма № Т-4).
На учетных карточках научных, научно-педагогических работников работник кадровой службы ставит номер и дату составления.
На основании приказа о приеме на работу вносится запись в следующие графы: «Структурное подразделение», «Должность», «Вид работы». В целях упорядочения поиска данных о конкретном работнике среди многих других в графе «Алфавит» указывают первую букву фамилии работника.
В п. 1 «Фамилия, имя, отчество» и п. 2 «Дата рождения» вносят паспортные данные работника. Причем дату рождения записывают цифрами и прописью. В цифровом выражении дата рождения указывается отдельно в специальной колонке.
Сведения о высшем профессиональном образовании и послевузовском профессиональном образовании приводят, соответственно, в п. 3 «Высшее профессиональное образование» и п. 4 «Послевузовское профессиональное образование». Запись о высшем профессиональном образовании вносят на основании диплома, при этом указывают наименование образовательного учреждения и дату его окончания. В п. 4 записывают вид полученного образования: аспирантура, адъюнктура или докторантура. В таблице указывают наименование образовательного учреждения, дату его окончания, номер, серию и дату выдачи документа об образовании, полученную специальность.
В п. 5 на основании документов об образовании указывают ученую степень (кандидат наук, доктор наук), в какой отрасли присуждена она, дату ее присуждения, реквизиты диплома (номер, серия, дата, наименование организации, выдавшей диплом).
На основании аттестата вносят запись в п. 6, в котором приводится ученое звание работника (профессор, старший научный сотрудник по специальности, доцент, профессор по кафедре). Здесь же отражается номер аттестата, дата присвоения ученого звания, наименование организации, присвоившей ученое звание.
На оборотной стороне формы № Т-4 в п. 7 на основании записей в трудовой книжке и (или) иных подтверждающих стаж документов вносится запись об общем научно-педагогическом стаже работы, в том числе педагогическом. Здесь же указывают научные труды и изобретения работника, а к карточке прилагают список научных трудов.
Отметим, что предусмотренные в форме коды в зонах кодирования ставятся в соответствии с Общероссийскими классификаторами:
– информации о населении (ОКИН) ОК 018-95, утвержденным постановлением Госстандарта РФ от 31 июля 1995 г № 412;
– специальностей по образованию (ОКСО), утвержденным постановлением Госстандарта РФ от 30 сентября 2003 г. № 276-ст.
Учетная карточка научного, научно-педагогического работника подписывается самим работником и работником кадровой службы.
В форме № Т-4 предусмотрена таблица «Присуждение ученой степени, присвоение ученого звания и изменение научной специальности после заполнения учетной карточки», в которой делают отметки в случае, если работнику присуждены новые степени или звания после заполнения учетной карточки.
Пример.
В Омский государственный институт сервиса 21 августа 2010 г. была принята на работу, на должность заведующей кафедры «Бухгалтерского учета, анализа и аудита» Ерофеева Ирина Алексеевна. На основании предоставленных документов начальник отдела кадров Ломзова В.Е. заполнила на вновь принятого работника учетную карточку (форма № Т-4).
Рассмотрим порядок заполнения учетной карточки.
Дополнительные кадровые документы
К документам, которые обязательно должны быть оформлены в случае наступления определенных обстоятельств, относятся:
- Коллективный договор.
- Договор о полной материальной ответственности.
- Положение о хранении коммерческой тайны.
- Сменный график.
- Должностные инструкции.
- Положение об аттестации сотрудников.
- Медицинские книжки.
- Журнал прохождения медосмотров.
Новые требования к кадровому делопроизводству в 2021 году
На 2021 год запланированы изменения в области требований к кадровому учету. Некоторые поправки уже вступили в силу с 01.01.2021, а некоторые только планируют ввести. Изменения коснулись:
- Повышения МРОТ до 12 792 рублей.
- Отпусков сотрудников, у которых более трое и более детей в возрасте до 18 лет. Теперь эта категория сотрудников вправе брать ежегодный оплачиваемый отпуск в любое удобное для них время до достижения младшим из детей 14 лет.
Организация кадрового учета на фирме
Чтобы начать весь процесс учета делопроизводства необходимо изначально сделать примерный набросок плана работы:
- Перед его составлением следует изучить всю нормативную документацию.
- После чего берутся учредительные документы у руководителя и изучаются, они все должны соответствовать реальным бумагам.
- Далее происходит подготовка документооборота с учетом пожеланий руководителя для создания папки по необязательным бумагам.
- После чего происходит само формирование документации:
- Изначально составляются все документы относительно руководителя;
Важно: это должностное лицо определяют посредством конкурса или на общем собрании соучредителей.
- После чего идет очередь штатного расписания и правил внутреннего трудового распорядка;
Делопроизводство включает в себя ведение надлежащим образом документации, связанной с приемом, движением и высвобождением кадров.
Обязательным является ведение личных дел, которые заводятся на каждого сотрудника предприятия. Оно включает в себя личную карточку кадрового учета, заявление о приеме, копию паспорта, копии документов об образовании, справку о прохождении медицинского осмотра, копию военного билета (в случае, если таковой имеется) и прочие документы, которые образуется в ходе осуществления работником трудовой деятельности. А также еще одной и очень важной задачей является заполнение трудовых книжек.
Помимо всего вышеперечисленного, могут разрабатываться и другие документы, которые связаны непосредственно со спецификой предприятия, обеспечивающие правильность работы в области учета кадров.
Кадровый учёт ИП из микробизнеса
Микропредприятия могут упростить кадровый учёт и не оформлять большую часть из перечисленных документов. К микропредприятиям относятся ИП, у которых за прошлый календарный год:
- среднесписочная численность — до 15 человек;
- доход от предпринимательской деятельности — до 120 млн. рублей.
Постановка кадрового учета с нуля
Если вы только открыли свою фирму, то вам необходима такая услуга, как Постановка кадрового учета с нуля. В нее входит:
- составление трудового договора с работником;
- составление штатного расписания и должностных инструкций сотрудников;
- составление положения об оплате труда;
- составление правил внутреннего трудового распорядка компании, предусматривающего различные нормы и правила поведения и отношения сотрудников: сохранение коммерческой тайны, соблюдение дресс-кода и т.п.;
- формирование графика отпусков;
- составление коммерческой тайны.
Организация кадрового учёта с нуля
ИП и ООО могут воспользоваться услугами аутсорсинговой компании, занимающейся кадровым делопроизводством. В том случае если руководство организации решает самостоятельно вести учёт, сначала назначается ответственное лицо или создаётся отдел кадров.
В организациях существует своя нормативная база, включающая в себя локальные нормативные акты
Кадровый учёт включает в себя:
- создание различных договоров и соглашений между сотрудниками и нанимателем, разного рода приложений к ним;
- участие в разработке и применении локальных нормативных актов;
- издание приказов руководства, а также их учёт;
- создание и ведение журналов, реестров и другой учётной документации;
- составление графика рабочего времени и отпусков;
- оформление на сотрудников личных карточек, а также их последующий учёт.
Деятельность по учёту кадров начинается с целого комплекса мероприятий. Необходимо, не выходя за рамки законодательных норм, составить внутреннюю кадровую документацию предприятия, в частности штатное расписание и график рабочего времени. Сотрудников требуется официально трудоустроить, оформив приказы о приёме на работу и подписав трудовые соглашения. В трудовую книжку каждого вносятся записи (если книжки нет, то она заводится), оформляются личные карточки и другие необходимые документы.
Кадровая документация
Кадровые документы служат основой для оформления и закрепления трудовых отношений. В кадровых документах фиксируется информация о наличии и движении персонала, в результате чего все кадровые процедуры (прием, перевод, поощрение, применение дисциплинарного взыскания, командировка, отпуск, увольнение) приобретают документальное оформление. Кадровые документы отражают все направления деятельности кадровой службы организации.
Кадровые документы довольно специфичны и наиболее формализованы. Кадровым службам следует руководствоваться Трудовым Кодексом РФ, федеральными законами, в которых затронуты вопросы труда, Указами Президента, Постановлениями Правительства РФ, законами и иными нормативными правовыми актами субъектов федерации, а также актами органов местного самоуправления, содержащими нормы трудового права.
Кадровая документация в свою очередь систематизируется следующим образом:
- плановые кадровые документы;
- документы, подтверждающие трудовые правоотношения;
- нормативные кадровые документы;
- документы по оценке трудовой деятельности;
- учетные кадровые документы;
- отчетно-статистические кадровые документы;
- финансово-бухгалтерские кадровые документы;
- документы по социальному обеспечению;
- личные документы работников.
ООО: обязательные кадровые документы
Кадровикам компаний приходится обеспечивать наличие документов из весьма широкого перечня обязательных кадровых документов организации. Заметим, что привести абсолютно исчерпывающий список такой документации сложно, поскольку некоторые документы могут стать обязательными лишь при наступлении определенных обстоятельств.
Перечень кадровых документов, обязательных для организации в 2020 году включает:
- штатное расписание (ст. , 57 ТК РФ);
- правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189, 190 ТК РФ);
- приказы по основной деятельности и по личному составу – о приеме/увольнении, переводах сотрудников, о предоставлении отпусков, о применении дисциплинарных взысканий и т.д. и документы — основания для их издания (ст. , 84.1 и др. ТК РФ);
- трудовые договоры с работниками (ст. 16, -59 ТК РФ);
- трудовые книжки сотрудников, которые не перешли на электронный формат ведения документа; на сотрудников, перешедших на электронные ТК, ведутся «Сведения о трудовой деятельности» в электронном виде (ст. , 66.1 ТК РФ);
- «Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним» и «Книга учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним» (п. -44 Правил ведения и хранения ТК, утв. Постановлением Правительства № 225 от 16.04.2003, приложения № 2, 3 к Постановлению Минтруда РФ № 69 от 10.10.2003);
- табель учета рабочего времени (ст. ТК РФ);
- ежегодно составляемый график отпусков (ст. 123 ТК РФ);
- личные карточки работников формы № Т-2 (п. , 41 Правил ведения и хранения ТК, утв. Постановлением Правительства № 225 от 16.04.2003);
- Положение об обработке и защите персональных данных сотрудников (ст. 6 закона № 152-ФЗ от 27.07.2006 «О персональных данных»; ст. , 87 ТК РФ);
- Инструкции и положения по охране труда на предприятии, журналы о прохождении инструктажа по технике безопасности (ст. 212 ТК РФ).
Перечисленные ниже документы кадрового учета обязательны только в том случае, если в компании сложились соответствующие обстоятельства, требующие их наличия:
| Кадровый документ | Обстоятельство, при котором требуется наличие документа |
| Коллективный договор (ст. ТК РФ) | Если колдоговор был заключен по инициативе одной из сторон трудовых отношений (работодателя или трудового коллектива) |
| Должностные инструкции (ст. ТК РФ, письмо Роструда № 3520-6-1 от 30.11.2009) | Когда конкретные должностные обязанности не указываются в тексте трудового договора (должна быть указана ссылка на соответствующую должностную инструкцию) |
| Договоры о полной индивидуальной или коллективной материальной ответственности (ст. 244 ТК РФ, Постановление Минтруда № 85 от 31.12.2002) | В случае установления полной матответственности в отношении определенных работников |
| Положения об оплате труда, премировании (ст. 135 ТК РФ) | Если какие-либо условия оплаты труда/премирования не урегулированы положениями колдоговора, штатного расписания, трудовых договоров |
| Положение о коммерческой тайне (закон № 98-ФЗ от 29.07.2004) | Если работникам вменена обязанность хранить коммерческую тайну |
| Положение об аттестации сотрудников (ст. закона «Об образовании в РФ» от 29.12.2012 г. № 273-ФЗ) | Когда на предприятии предусмотрено проведение аттестаций |
| График сменности (ст. 103 ТК РФ) | Обязателен, если работа на предприятии ведется посменно. Может оформляться как приложение к колдоговору. |
| Перечень должностей сотрудников с ненормированным рабочим днем (ст. 101 ТК РФ) | При наличии сотрудников с ненормированным графиком работы. |
| Положение о разделении рабочего дня на части (ст. 105 ТК РФ) | При особом характере труда, работах с неодинаковой интенсивностью в течение одной смены. |
| Документы, регламентирующие порядок профподготовки и дополнительного профобразования работников (ст. 196 ТК РФ) | Если работодатель направляет своих сотрудников на дополнительное профобучение. |
| Медицинские книжки работников (ст. , 213 ТК РФ) | Если для работы необходимо наличие медкнижки |
Способы организации учета
Методов организации кадрового учета несколько. Выбор зависит от особенностей предприятия, желания руководства.
1. Прием на работу
кадрового специалиста или создание отдела кадров Данный способ позволяет организовывать работу сотрудника в соответствии с принципами/требованиями компании. Руководитель сможет самостоятельно отслеживать деятельность отдела или работника, но нужно организовать найм, рабочее место, контроль.
2. Передача ведения кадрового учета секретарю или бухгалтеру
В некоторых компаниях один сотрудник может совмещать обязанности секретаря, бухгалтера, юриста, специалиста кадрового отдела. Главная проблема данного способа – высокая вероятность ошибок, отсутствия узкоспециализированных знаний у работника или необходимых документов.
3. Передача ведения кадрового учета аутсорсинговой компании
Аутсорсинговая компания — организация, которая берет на себя ведение кадрового учета на основании договора по оказанию соответствующих услуг. Компания занимается организационной работой, управлением кадрами, полностью или частично снимая все эти задачи с вас.